Algemene voorwaarden verdwijnen vaak in de footer van websites. Verder wordt er niets mee gedaan onder het motto “ze zijn er, dus we zitten safe”. Zo werkt het echter niet. Hoe wel? Dat leggen we uit in deze blog.
Algemene voorwaarden niet automatisch van toepassing
Algemene voorwaarden zijn niet automatisch van toepassing als u ze ergens op uw site heeft gepubliceerd. De wederpartij moet de toepasselijkheid van uw algemene voorwaarden uitdrukkelijk of stilzwijgend aanvaarden.
Aanvaarding van algemene voorwaarden kan bijvoorbeeld door te tekenen voor toepasselijkheid van de algemene voorwaarden. Of bij een digitale overeenkomst door het aanvinken van een hokje.
Een voorbeeld van stilzwijgend aanvaarden is dat zodra de overeenkomst getekend is en er niet tegen de toepasselijkheid is geprotesteerd, de voorwaarden van toepassing zijn. Dan moet wel expliciet vermeld worden in de overeenkomst dat de voorwaarden van toepassing zijn na het ondertekenen van de overeenkomst.
Zijn uw algemene voorwaarden vernietigbaar?
Als gebruiker van algemene voorwaarden heeft u een informatieplicht. Dit betekent dat u de partij waarmee u zaken doet een redelijke mogelijkheid moet bieden om van uw algemene voorwaarden kennis te nemen.
Doet u dat niet?
Dan zijn uw algemene voorwaarden vernietigbaar. Uitzondering zoals opgenomen in artikel 6:235 BW daar gelaten.
De wijze waarop u kunt voldoen aan de informatieplicht hangt af van:
de soort overeenkomst;
de wijze waarop de overeenkomst tot stand komt (bijv. digitaal); en
de hoedanigheid van de partij met wie u de overeenkomst sluit.
Hoe overhandigt u de algemene voorwaarden op een goede manier?
De basisregel is dat de algemene voorwaarden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst aan de wederpartij ter hand dienen te worden gesteld.
Hoe?
Door de algemene voorwaarden:
per post te versturen;
als PDF toe te voegen aan uw e-mail;
onderdeel te maken van uw offerte;
via een hyperlink in de mail te versturen.
Let op!
In het laatste geval is het van belang dat de hyperlink werkt en dat de voorwaarden eenvoudig te downloaden, op te slaan én te printen zijn op uw webpagina. De partij waarmee u zaken doet, moet de voorwaarden namelijk op ieder moment eenvoudig kunnen raadplegen.
Overlegt u de algemene voorwaarden niet op de juiste manier?
Dan zijn ze vernietigbaar door de andere partij en dus niet van toepassing.
Wanneer verwijst u naar de algemene voorwaarden?
Bij voorkeur zo snel mogelijk in het onderhandelingstraject. Stuurt u een offerte naar een klant of vraagt u er één aan bij een leverancier?
Een goed moment om de algemene voorwaarden mee te sturen.
Zorg in ieder geval dat u de algemene voorwaarden heeft overlegd voor u en de andere partij de overeenkomst ondertekenen.
Gebruikt u algemene branchevoorwaarden (bijvoorbeeld NLdigital Voorwaarden)?
Ook dan moet u deze meesturen en overleggen. Enkel de vermelding dat u deze voorwaarden gebruikt, is meestal onvoldoende.
Hoe werkt het dan bij nieuwe opdrachten met eenzelfde partij?
In de praktijk verstuurt u waarschijnlijk geregeld nieuwe offertes en opdrachtbevestigingen naar een bestaande klant of leverancier.
Een terugkerend contact dus.
Stel u heeft de algemene voorwaarden de eerste keer geldig (zoals hierboven beschreven) overgelegd. Bent u dan klaar?
Het antwoord is nee. Als u nieuwe opdrachten aanneemt of geeft, dan moet u telkens verwijzen naar de algemene voorwaarden. Bijvoorbeeld in uw e-mail of offerte.
Meesturen is niet noodzakelijk. Tenminste zolang u de algemene voorwaarden niet heeft gewijzigd in de tussentijd.
Overstappen op nieuwe algemene voorwaarden
Kiest u ervoor uw algemene voorwaarden te wijzigen? Dan zijn deze niet automatisch geldig op bestaande (lopende) contracten. De oude voorwaarden blijven gewoon geldig, tot het moment waarop beide partijen hierover overeenstemming bereiken. Er zijn 3 methoden om deze overstap te realiseren: via geleidelijke overgang, big bang of door de inzet van het wijzigingsbeding.
Het is hoe dan ook verstandig om uw (digitale) algemene voorwaarden te voorzien van een datum en jaartal. Zo weet u welke versie van de algemene voorwaarden van toepassing is bij de verschillende klanten/leveranciers.
Blijf op de hoogte!
Abonneer u nu op onze maandelijkse nieuwsbrief en blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen in ICT Recht. U ontvangt al onze blogs dan automatisch 1 keer per maand in uw mailbox.