Meer contractvormen, meer stakeholders en überhaupt meer contracten: de alledaagse realiteit voor veel organisaties. De complexiteit van het contractenlandschap neemt toe. Het aantal fouten ook. Een lijst met valkuilen en blunders om te voorkomen.
ICT-advocaat Robert Grandia van Legalz werkte onlangs mee aan een artikel voor Deal! (magazine over Inkoop en Supply Management). De auteur Freek Andriesse verzamelde veelvoorkomende valkuilen en regelrechte blunders in de inkooppraktijk.
Het artikel gaat in op drie contractfasen:
contracteringsfase;
fase van het contractmanagement; en
exitfase.
Binnen elke fase doet de auteur de belangrijkste valkuilen en blunders uit de doeken. Hieronder per fase een of meer voorbeelden.
Contracteringsfase
In deze fase zijn te algemene contracten een veelvoorkomend probleem. Zoals Robert het zegt: “Een goed contract is het sluitstuk van bezinning op de gewenste eigenschappen, de voorwaarden van het contract.” Maatwerk is dus altijd beter.
Ook op het gebruik van (eigen) inkoopvoorwaarden moet je in deze fase scherp zijn. Zo had een organisatie standaard op alle facturen staan dat klanten bij betaling automatisch akkoord gingen met de algemene verkoopvoorwaarden. Hier stond in dat een overeenkomst van 54 maanden aangegaan werd.
Fase van het contractmanagement
Falend contractbeheer is een groot probleem in deze fase. Neem een multinationale IT-dienstverlener met een groot, leegstaand kantoorpand in Amsterdam. De huur werd niet tijdig opgezegd en het bedrijf zat vervolgens vast aan een peperduur huurcontract voor een pand dat niet gebruikt werd.
Hier wordt ook duidelijk dat bijzondere betalingsregelingen niet altijd goed uitpakken. Vooral omdat ze niet geadministreerd worden. Zo komt het voor dat opdrachtgevers kortingen achteraf nooit opvragen en veel geld mislopen.
Exitfase
In de exitfase blijkt intellectueel eigendom vaak niet goed te zijn vastgelegd. Zo was er een adviesbureau dat was ingehuurd om data over een bepaalde vorm van dienstverlening bij te houden. In het contract was echter niet vastgelegd wie eigenaar van de data was en hoe de data bij het aflopen van het contract overgedragen zouden moeten worden. Toen de klant wilde stoppen, moest deze flink betalen voor de eigen data omdat deze met ‘heel veel mankracht’ uit een Excel-bestand moest worden gehaald.
Lees nu gratis het volledige artikel
In het artikel staan nog veel meer valkuilen, blunders en verhalen uit de praktijk. Een leerschool voor iedere organisatie die regelmatig contracten sluit.
Nieuwsgierig? Lees hier het volledige artikel uit Deal!.
Ontvang onze blogs in uw mailbox
Wilt u onze blogs gewoon in uw mailbox ontvangen? Meldt u zich dan aan voor onze maandelijkse nieuwsbrief.