Contractmanagement is essentieel voor organisaties die veel (ICT-)contracten sluiten met leveranciers. Het op de juiste manier managen van die contracten kan een organisatie immers veel voordeel opleveren. De juiste tooling helpt daarbij, maar hoe vindt u die? Recent onderzoek geeft handvatten.
Professioneel contractmanagement
Contractmanagement (CM) is een volwaardig vakgebied. Er valt namelijk veel winst te behalen door actief te sturen op contracten. De juiste tooling helpt daarbij, maar het aanbod aan software-oplossingen op het gebied van contractmanagement is enorm.
Waar begint u dan met de selectie?
Student bedrijfskunde Evelien Zevenberger onderzocht het verband tussen het volwassenheidsniveau van een organisatie en de (benodigde) functionaliteiten van verschillende CM-tools. Hier schreef zij een afstudeerscriptie over, waarmee ze onlangs de Jan van Beckumscriptieprijs won.
Stap 1 in uw zoektocht naar de juiste CM-tooling, aldus deze scriptie?
Inzicht krijgen in het eigen niveau van volwassenheid op het gebied van contractmanagement.
5 niveaus van volwassenheid
In haar scriptie benoemt Evelien 5 volwassenheidsniveaus, oplopend in mate van professionalisering van het contractmanagement binnen de organisatie.
Niveau 1: contractmanagement op ad hoc basis.
Niveau 2: de taken voor contractmanagement zijn belegd, maar worden naar eigen inzicht, kennis en kunde uitgevoerd.
Niveau 3: er zijn richtlijnen voor contractmanagement, maar er wordt nog weinig tot geen leveranciersmanagement toegepast.
Niveau 4: er wordt gewerkt volgens een CM-beleid en leveranciersmanagement wordt (grotendeels) toegepast.
Niveau 5: vergaand leveranciersmanagement, waarbij er een innovatieve CM-denkwijze is en contractmanagement geïntegreerd wordt toegepast.
Het doorgronden van het eigen niveau van volwassenheid is de eerste stap in de selectie van de juiste tooling. Uiteraard spelen ook andere factoren een rol, zoals de branche waarin de organisatie zich bevindt, het type organisatiestructuur en het type contracten dat doorgaans gesloten wordt.
Functionaliteiten contractmanagementtools
Binnen de verschillende CM-volwassenheidsniveau verschilt de wens en noodzaak voor functionaliteiten van een CM-tool. Zo heeft een organisatie op CM-volwassenheidsniveau 4 meer functionaliteiten nodig, dan een organisatie in niveau 1.
Het is dan ook niet aan te bevelen om met zeer uitgebreide mogelijkheden van start te gaan, als de organisatie contractmanagement nog op ad hoc basis uitvoert. In niveau 1 is een documentregister het meest relevant, terwijl in niveau 4 ook een leveranciersportfolio en KPI-management onmisbaar zijn. Bij iedere professionaliseringsslag groeit de vraag naar functionaliteiten.
De beste CM-tool?
Tijdens het onderzoek zijn ook de functionaliteiten van CM-tools van 45 leveranciers op de markt vergeleken. Belangrijke ontdekking is dat de meerderheid van de leveranciers een contractbeheersysteem levert in plaats van een contractmanagementsysteem. Daarvan is bijna de helft ook nog eens meer geschikt voor het beheer van documenten, dan voor contracten.
Een klein percentage van de beschikbare tooling biedt daarnaast mogelijkheden op het gebied van leveranciersmanagement. Slechts 10 leveranciers bieden dit aan.
Belangrijkste conclusie?
Hoe hoger het (uiteindelijk gewenste) CM-volwassenheidsniveau binnen de organisatie, hoe kritischer u moet zijn in de keuze voor een contractmanagementtool.
Over de scriptieprijs
Sinds 2016 bestaat de Jan van Beckumscriptieprijs. De scriptieprijs wordt jaarlijks toegekend aan de scriptie die op een vernieuwende manier naar contractmanagement kijkt.
De scriptieprijs voor 2020 werd uitgereikt aan Evelien Zevenbergen, student bedrijfskunde en afstudeerder bij IT-adviesbureau Mitopics. Zij won met de Jan van Beckum scriptieprijs een bedrag van € 2.000,00 en publiceerde in september het artikel ‘Volwassenheid bepaalt de tool’ in Deal!.
Ik (Robert Grandia) zit in de jury van de Jan van Beckumscriptieprijs.
Zeker weten dat u niks mist?
Abonneert u zich dan nu op onze maandelijkse nieuwsbrief. U ontvangt al onze blogs dan automatisch 1 keer per maand in uw mailbox.