In het acquisitietraject zijn referenties belangrijk. Ze geven prospects extra vertrouwen en kunnen het verschil maken tussen u en een concurrent. Daarom laat u graag zien wie uw klanten zijn. Het liefst met naam, logo en een uitgebreid verhaal. Dat mag echter niet zomaar en veel klanten zitten er ook niet op te wachten. Hoe regelt u het zo dat u én de klant akkoord gaan? In deze blog leest u het.
Absolute no go: referentiegebruik zonder toestemming
Soms vindt het gebruik van naam en logo plaats zonder dat hiervoor door de klant toestemming is verleend. Dat is een verkeerde aanpak.
Het betreft dan ongeoorloofd gebruik en is in strijd met de intellectuele eigendomsrechten die de klant heeft. Denk aan merkenrechten, auteursrechten en mogelijk ook een schending van (overeengekomen) vertrouwelijkheids- of geheimhoudingsverplichting(en).
Dat geldt ook als het gebruik met de beste bedoelingen of onwetend plaatsvindt. Zorg dus altijd voor expliciete toestemming van de klant.
Meestal niet akkoord: uitgebreide en onduidelijke referentiebepalingen
In contracten en leveringsvoorwaarden van leveranciers tref je regelmatig een beding waarmee de klant op voorhand toestemming verleent om naam en logo te gebruiken voor commerciële uitingen. Bijvoorbeeld voor vermelding op de website, in offertes, bij aanbestedingen en presentaties.
Soms gaat een dergelijk beding nog verder. Dan wordt ook bepaald dat de klant medewerking zal verlenen als referentie en dat bepaalde informatie omtrent het project of de dienstverlening gebruikt mag worden. In dat kader wordt soms ook medewerking gevraagd middels quotes van en interviews met (tevreden) gebruikers van de klant.
Een drietal willekeurige voorbeelden van bepalingen die we in contracten tegenkomen, zijn de volgende:
“Het is de Opdrachtnemer te allen tijde toegestaan te publiceren over de overeengekomen werkzaamheden, leveringen en diensten en de hierbij gebruikte of ontwikkelde methodes, werkwijzen e.d. te hergebruiken, mits daarbij de privacy van de Opdrachtgever gewaarborgd blijft of de Opdrachtgever hiervoor toestemming heeft gegeven.”
“… behoudt zich het recht voor om de opdracht voor … te gebruiken als referentieproject in publicaties bij toekomstige aanbestedingen, zonder aankondiging.”
“Opdrachtnemer is gerechtigd om na schriftelijke toestemming van Opdrachtgever de naam en het logo van Opdrachtgever of diens cliënten waaraan rechten op de Producten en Diensten zijn verleend op de website en/of een referentielijst van de Opdrachtnemer te plaatsen en deze aan derden ter informatie beschikbaar te stellen.”
Een groot nadeel van ieder van deze genoemde voorbeelden is dat de klant weinig of geen zicht of grip heeft op de wijze waarop het gebruik zal plaatsvinden.
In onze ervaring worden dergelijke bedingen of voorwaarden door de klant vaak afgewezen. Zeker niet alle klanten zijn hier immers van gediend. Daarbij zal zeker de vrees bestaan dat hun (goede) naam nu of in de toekomst op ongepaste wijze wordt gebruikt.
Zo krijgt u wél toestemming van de klant
Uit goodwill of tevredenheid zullen klanten geregeld wel mee willen werken aan een referentieverzoek. Alleen niet ongelimiteerd. De vraag is dus: hoe regel je de toestemming dan wel?
Ons advies: regel het expliciet in het contract. Ga niet voor een variant waarin het oogluikend wordt toegelaten in de hoop dat er geen problemen ontstaan.
Kies echter voor bepalingen die het gebruik van naam, logo en als referentie helder inkaderen. Zorg ook de klant de eventueel gegeven toestemming op ieder moment weer kan intrekken.
Hoofdlijnen voor een beter werkbare regeling zijn dan als volgt:
Gebruik van naam/logo (etc.) is niet toegestaan, tenzij…..
Op voorhand de betreffende uiting is voorgelegd aan de klant en toestemming voor die betreffende uiting wordt verleend.
Leverancier zal ervoor waken dat het gebruik in alle gevallen voldoet aan eventuele nadere eisen die de klant zal stellen.
De toestemming van de klant mag op ieder moment en met onmiddellijke ingang worden ingetrokken.
Op die manier is de klant eerder geneigd toestemming te verlenen. Precies wat u wilt.
Ontvang onze blogs in uw mailbox
Wilt u onze blogs gewoon in uw mailbox ontvangen? Meldt u zich dan aan voor onze maandelijkse nieuwsbrief.