Een ingebrekestelling is vaak noodzakelijk om een tekortschietende klant of leverancier ter verantwoording te roepen. Een goede ingebrekestelling voldoet aan een aantal wettelijke vereisten en/of aan contractuele afspraken. Het is essentieel om aan deze vereisten te voldoen. In deze blog beantwoorden we 8 belangrijke vragen over het opstellen van een gedegen ingebrekestelling.
Wat is een ingebrekestelling?
Betaalt een klant zijn facturen niet? Voert een leverancier zijn werk slecht uit?
Als u merkt dat afspraken uit de overeenkomst niet na worden gekomen, dan wilt u actie ondernemen. Bij voorkeur wilt u dat de overeenkomst alsnog wordt nagekomen. Het is in de regel immers niet mogelijk en vaak ook niet wenselijk om de overeenkomst direct te ontbinden en/of schadevergoeding te eisen.
Wat u wel kunt doen?
Een ingebrekestelling versturen. Hiermee stelt u de tekortschietende partij (schuldenaar) in staat om de overeenkomst alsnog na te komen.
Wat moet er in een goede ingebrekestelling staan?
Stel u besluit een ingebrekestelling te versturen, waar moet deze dan aan voldoen?
De wet stelt 4 vereisten aan een ingebrekestelling.
Het betreft altijd een schriftelijke aanmaning. Een mondelinge ingebrekestelling voldoet niet aan de eisen.
In de ingebrekestelling vermeldt u duidelijk en specifiek welke gebreken er volgens u zijn in de uitvoering van de overeenkomst.
U stelt een duidelijke en redelijke termijn waarin de tekortschietende partij de overeenkomst alsnog kan nakomen.
Tot slot maakt u kenbaar wat de gevolgen zijn als de termijn niet wordt gehaald. Denk aan ontbinding of een schadevergoeding.
Mag een ingebrekestelling per e-mail verzonden worden?
Een ingebrekestelling moet schriftelijk verstrekt worden. Dit mag zowel per post als per e-mail. Om zeker te weten dat het bericht ontvangen is, kunt u de e-mail aangetekend versturen. Bijvoorbeeld door middel van een ontvangst- en of leesbevestiging.
Op die manier wordt het beter te bewijzen dat de e-mail daadwerkelijk is aangekomen. Ook voor een ingebrekestelling per post geldt dat het verstandig is om deze aangetekend te verzenden.
Wat is een redelijke termijn om te vermelden in de ingebrekestelling?
Een veel gestelde vraag, waarop helaas geen eenduidig antwoord is. Is het redelijk om van een IT-leverancier te eisen dat de uitbesteedde IT-infrastructuur binnen 2 weken gereed is?
Waarschijnlijk niet….
Is het redelijk om te eisen dat een klant binnen een maand alsnog zijn factuur voldoet?
In veel gevallen wel.
Wat een redelijke termijn is, hangt dus grotendeels af van de complexiteit van de gebreken die hersteld moeten worden. Het is in ieder geval niet standaard 14 of 30 dagen, hetgeen in de praktijk vaak wordt gedacht.
Volgens de Hoge Raad mag bij het oordeel over de redelijkheid van een termijn, ook de tijd worden betrokken die de schuldenaar vóór de aanmaning heeft gehad om zich voor te bereiden. Als er dus voorafgaand aan de ingebrekestelling al termijnen zijn gesteld voor herstel, schriftelijke klachten en/of sommaties zijn gestuurd (terwijl die niet aan de eisen van een ingebrekestelling voldoen), kan dit meebrengen dat de in de ingebrekestelling genoemde termijn korter mag zijn dan wanneer de schuldenaar niet al eerder een termijn was gesteld of was gesommeerd.
Is het mogelijk om af te wijken van de wettelijke vereisten aan een ingebrekestelling?
Ja, dat is zeker mogelijk. De ingebrekestelling is van regelend recht, wat inhoudt dat u ervan af kunt wijken. Dit kan contractueel of in algemene voorwaarden worden vastgelegd. Zo kunt u vooraf bepalen welke extra eisen u stelt aan een ingebrekestelling.
Een voorbeeld hiervan is te vinden in artikel 16.7 van de NLdigital Voorwaarden over de ingebrekestelling:
“De ingebrekestelling dient een zo volledig en gedetailleerd mogelijke omschrijving van de tekortkoming te bevatten, opdat leverancier in de gelegenheid wordt gesteld adequaat te reageren.”
Wat zijn de gevolgen van een ingebrekestelling?
Als u een ingebrekestelling volgens alle vereisten heeft verzonden, dan moet u eerst afwachten of de overeenkomst alsnog binnen de gestelde termijn wordt nagekomen.
Gebeurt dit niet?
Dan is de tekortschietende partij officieel in verzuim. Op dat moment kunt u de overeenkomst ontbinden en/of proberen de schade te verhalen. Hierbij verdient nog wel aandacht dat ontbinden slechts mogelijk is, als de tekortkoming ontbinding en de gevolgen van die ontbinding rechtvaardigt.
Wat gebeurt er als de ingebrekestelling niet aan de vereisten voldoet?
Een ingebrekestelling moet voldoen aan de wettelijke en/of aan de nader afgesproken contractuele vereisten. Doet u dit niet?
Dan kunt u zich ook niet beroepen op de gevolgen van het (alsnog) niet nakomen van de overeenkomst, zoals ontbinding of schadevergoeding. Zorg dus altijd dat uw ingebrekestelling aan alle vereisten voldoet.
Is een ingebrekestelling verplicht?
Een ingebrekestelling is niet altijd vereist. Als nakoming ‘blijvend’ (of soms tijdelijk) onmogelijk is, dan is een schuldenaar direct in verzuim.
Wanneer is daar sprake van?
Bijvoorbeeld bij het overschrijden van een fatale termijn. Denk aan te ontwikkelen software die voor een bepaalde datum moet worden opgeleverd, omdat deze anders nutteloos is.
Volgens de wet kan er ook direct verzuim optreden als uit een mededeling van de schuldenaar blijkt dat hij niet meer zal nakomen.
Blijf op de hoogte
Op de hoogte blijven van de ontwikkelingen op het gebied van ICT Recht? Meldt u zich dan nu aan voor de maandelijkse nieuwsbrief van Legalz.