U kent het wel. Een ICT-traject is nog maar net van start of de opdrachtgever komt al met aanvullende wensen en eisen. “Kun je toch nog even die functionaliteit inbouwen?” of “de manager van die en die afdeling wil er ook nog iets aan toevoegen”. Als deze werkzaamheden niet zijn opgenomen in het oorspronkelijke contract, dan is er sprake van meerwerk. Mooi voor u. Of toch niet? Discussies rondom meerwerk zijn vaak genoeg aanleiding voor een rechtszaak. Hieronder tips om de gang naar de rechtbank te voorkomen.

Voorkom discussies

Om discussies over meerwerk en de betaling ervan te voorkomen, is het verstandig om in ieder ICT-contract afspraken over meerwerk op te nemen. Stel in samenspraak met uw klant een heldere procedure op. Bijvoorbeeld de procedure dat voor meerwerk van de klant een korte schriftelijke offerte wordt gemaakt. Alleen als deze offerte schriftelijk geaccepteerd wordt, gaat u ermee aan de slag. Het is voor u zeer belangrijk om te zorgen dat deze procedure in alle gevallen en door iedereen in uw organisatie wordt gevolgd. Ook al is het nog zo verleidelijk om een afspraak met enkel een handdruk te bezegelen; discussies over betaling kunnen uw relatie flink schaden. Zorg dus altijd dat ieder meerwerk volgens de procedure wordt goedgekeurd.

Vergeet de planning niet!

Meerwerk kan ervoor zorgen dat de deadline van het ICT-project niet gehaald wordt. Logisch, hoor ik u denken. Toch zijn hier diverse rechtszaken over gevoerd en worden die soms verloren door leveranciers, omdat zij een termijn voor oplevering niet hebben gehaald. Daarom is het belangrijk dat u ook uw tijdlijn en deadlines aanpast als u meerwerk accepteert. Als uw klant stelt dat u binnen de planning moet blijven en u vermoedt dat dit echt niet gaat lukken, dan kunt u het verzoek tot meerwerk altijd weigeren. In de Nederland ICT Voorwaarden die door menig ICT-leverancier worden gehanteerd, vindt u hierover heldere bepalingen.

Sluit een aparte overeenkomst

Verwacht u het meerwerk niet volgens planning te halen of is het van een dusdanige omvang dat de werkzaamheden een project apart vormen? Stel er dan een aparte overeenkomst voor op. Dit geeft u de kans nieuwe afspraken over planning en budget te maken en levert u minder risico’s op, omdat u de werkzaamheden en activiteiten gedetailleerd kunt uitwerken in een eigen contract. Vooropgesteld dat dit contract dan ook goed wordt opgesteld.

Meerwerk opnemen in uw ICT-contracten?

Wilt u weten hoe u meerwerk het beste kunt opnemen in uw overeenkomsten? Kunt u hulp gebruiken bij het opstellen van uw ICT-contracten? Onze ICT-juristen helpen u graag verder. Neem vandaag nog contact op met een van onze ICT-juristen via 010 2290 646 en wij gaan voor u aan de slag.

Ontvang onze blogs in uw mailbox

Wilt u onze blogs gewoon in uw mailbox ontvangen? Meldt u zich dan aan voor onze maandelijkse nieuwsbrief.