Gebruiksvoorwaarden zijn onmisbaar voor SaaS-providers. Waarom? Omdat ze bindende afspraken bevatten tussen de provider en haar gebruikers. Waarover? De inhoud van de dienst, de betaling, het ‘bestraffen’ van misbruik etc. In deze blog de 5 topics die essentieel zijn in SaaS-gebruiksvoorwaarden.
Terms of service
Bij Software as a Service (SaaS) neemt een klant software af uit de ‘cloud’. De software is alleen via internet (of ander netwerk) te benaderen.
De gebruikers die een SaaS-oplossing gebruiken, moeten zich houden aan bepaalde voorwaarden. Deze voorwaarden noemen we gebruiksvoorwaarden, terms of service of terms of use.
In deze voorwaarden maakt u duidelijk wie u als provider bent, welke diensten u exact levert, hoe u omgaat met misbruik van de oplossing en hoe een (eventuele) betaling is geregeld.
Gebruiksvoorwaarden zijn daarmee essentieel. Zowel om duidelijkheid te scheppen richting gebruikers als om risico’s af te dekken als provider.
De gebruiksvoorwaarden hanteert u naast de SaaS-overeenkomst.
Deze 5 topics mogen niet ontbreken in uw SaaS gebruiksvoorwaarden
Hieronder schetsen we de 5 topics die u sowieso wilt opnemen in uw gebruiksvoorwaarden.
1. Informatie provider & SaaS-dienst
Gebruikers willen weten met welke provider ze te maken hebben. Neem in de gebruiksvoorwaarden dan ook informatie op, zoals:
bedrijfsnaam en contactgegevens;
adresgegevens;
BTW- en KVK-gegevens.
Daarnaast mag informatie over de SaaS-dienst zelf ook niet ontbreken. Geef aan wat u precies voor applicatie of dienst aanbiedt, wat het doet en wat de belangrijkste functionaliteiten zijn. Zo weten gebruikers wat ze mogen verwachten als ze uw dienst afnemen.
Geef bijvoorbeeld ook aan via welke domeinen uw SaaS-oplossing beschikbaar is en welke domeinen u allemaal in het bezit hebt.
2. Technische vereisten
Uw SaaS-oplossing draait mogelijk niet even goed op elke browser of device. Daarom is het slim om de ‘technical requirements’ vast te leggen in uw gebruiksvoorwaarden.
Op welke browsers, devices of operating systems werkt uw SaaS-oplossing het beste of juist minder goed? Zo kunnen potentiële gebruikers zien of de SaaS-dienst voor hen geschikt is en kan er in het geval van klachten indien er sprake is van ongeschiktheid worden verwezen naar deze technical requirements
3. Betaling
Een belangrijk topic in uw gebruiksvoorwaarden is de betaling. Het kan zijn dat uw SaaS-oplossing gratis is, maar waarschijnlijker moeten uw gebruikers een eenmalige betaling doen en/of kunnen ze een abonnement afsluiten.
Binnen dit onderwerp maakt u duidelijk hoe gebruikers kunnen betalen voor de SaaS-dienst (ideal, credit card, factuur etc.) en beschrijft u wat de kosten zijn voor de dienst.
Is het daarnaast mogelijk om binnen de SaaS-oplossing te upgraden? Geef hierover alle informatie en wat de gebruiker terugkrijgt voor de optionele upgrade(s).
4. Misbruik
Niet onbelangrijk: wat beschouwt u als misbruik maken van de SaaS-dienst? Een online dienst is nu eenmaal gevoeliger voor misbruik. Denk aan hacken of het schenden van de auteursrechten. Beschrijf duidelijk wat gebruikers wel en niet mogen doen met uw app of dienst.
Niet te vergeten:
maak duidelijk wat de consequenties zijn van misbruik. Zo kunt u eenvoudiger optreden tegen oneigenlijk gebruik en staat u er juridisch sterker voor. Bij consequenties valt te denken aan het vorderen van schadevergoeding, ontbinden van de overeenkomst en het doen van aangifte.
5. Aansprakelijkheid en overmacht
In de gebruiksvoorwaarden regelt u ook de aansprakelijkheid. Zorg dat u risico’s zoveel mogelijk afdekt.
Zo kunt u garanties beperken dan wel afwijzen, bijvoorbeeld met betrekking tot bugs en downtime. Tevens kunt u bepalingen opnemen ten aanzien van overmacht. Opgenomen kan worden dat van overmacht onder meer sprake is bij storingen of uitvallen van het internet, de telecommunicatie-infrastructuur of stroomstoringen U bent als leverancier in het geval van overmacht dan niet gehouden tot het nakomen van een of meer verplichtingen.
Niet te vergeten!
Er zijn meer documenten die u niet mag vergeten als u een SaaS-dienst aanbiedt. Denk aan de SaaS-overeenkomst, maar zeker ook aan een verwerkersovereenkomst als u persoonsgegevens verwerkt.
Een privacy statement is in veel gevallen ook noodzakelijk. De AVG legt u immers een informatieplicht op. Met een goede privacyverklaring op uw site bent u een heel eind in het voldoen aan deze plicht. In een privacyverklaring verschaft u bezoekers immers informatie over hoe en waarom uw organisatie gegevens verzamelt en verwerkt.
Daarnaast is het ook mogelijk om een Service Level Agreement (SLA) aan te bieden. Hierin neemt u onder meer afspraken op over de beschikbaarheid van de SaaS-dienst, onderhoud en de procedure bij storingen. Deze informatie kunt u in zekere mate uiteraard ook opnemen in de gebruiksvoorwaarden.
Blijf op de hoogte
Op de hoogte blijven van de ontwikkelingen op het gebied van ICT Recht? Meldt u zich dan nu aan voor de maandelijkse nieuwsbrief van Legalz.