Afgelopen maand is er een nieuw Privacyconvenant met bijbehorende verwerkersovereenkomst gepubliceerd voor onderwijsinstellingen. Dit document vormt de leidraad voor scholen om afspraken over privacy te maken met leveranciers van digitale leermiddelen en software. Het advies is om versie 4.0 van de verwerkersovereenkomst zo snel mogelijk maar uiterlijk 1 augustus in gebruik te nemen bij nieuwe contracten.

Nieuwe privacy afspraken binnen het onderwijs

De vorige versie van het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy (kortweg het Privacyconvenant) binnen het onderwijs stamt uit mei 2018. Sindsdien is er de nodige kennis en ervaring opgedaan met de AVG in de praktijk. Daarnaast is er inmiddels jurisprudentie voor handen en is er meer duidelijkheid gekomen over bepaalde AVG-richtlijnen.

Tijd voor een nieuwe versie dus.

Zowel voor het Privacyconvenant als voor de modelverwerkersovereenkomst voor onderwijsinstellingen is er nu een versie 4.0. Beide documenten bevatten afspraken over het omgaan met persoonsgegevens bij het gebruik van:

  • digitale leermiddelen;

  • digitale toetsen;

  • leerlingadministratiesystemen;

  • leerlingvolgsystemen; en

  • andere educatieve software.

Op deze manier waarborgen scholen én leveranciers de privacy van leerlingen en zorgen voor een veilige verwerking van persoonsgegevens.

Verwerkersovereenkomst 4.0 nu al in gebruik

Onderwijsinstellingen hebben het advies gekregen om bij voorkeur nu, maar uiterlijk 1 augustus 2022 over te stappen op het nieuwe model verwerkersovereenkomst (versie 4.0). Overstappen geschiedt bij het verlopen of de vernieuwing van de huidige product-, dienst- of verwerkersovereenkomst.

Bij stilzwijgende verlengingen kan de overgang nog even uitgesteld worden. Er wordt namelijk nog gewerkt aan een nieuwe ondertekenvoorziening om de administratielast van scholen en leveranciers zo laag mogelijk te houden.

Is er sprake van een doorlopend contract?

Dan moet uiterlijk 1 augustus 2026 worden overgegaan naar het gebruik van de nieuwe verwerkersovereenkomst.

Totdat versie 4.0 van de verwerkersovereenkomst is gesloten, blijft de versie uit 2018 geldig. Bij eventuele tegenstrijdigheden is versie 4.0 echter leidend.

Let op!

De model verwerkersovereenkomst 4.0 is alleen bedoeld voor deelnemers aan het convenant. Hieronder vallen leveranciers van digitale leermiddelen, toetsen en educatieve software.

Bekijk het Privacyconvenant nu

Wilt u meer weten over het Privacyconvenant én de nieuwe verwerkersovereenkomst voor het onderwijs? Dan kunt u de betreffende documenten met bijlagen downloaden.

Blijf op de hoogte

Op de hoogte blijven van deze en andere ontwikkelingen in ICT Recht? Abonneert u zich dan nu op onze maandelijkse nieuwsbrief.