Algemene voorwaarden maken uw werk veel gemakkelijker. U hoeft niet alle bepalingen steeds opnieuw in een ICT-contract op te nemen. De algemene voorwaarden doen dat werk voor u. Als ze goed opgesteld zijn en op de juiste manier gehanteerd worden tenminste. Daarom delen wij de 10 meest gestelde vragen met antwoorden over het toepassen van algemene voorwaarden bij ICT-contracten.
1. Wat zijn algemene voorwaarden precies?
In de algemene voorwaarden staat beschreven onder welke voorwaarden een onderneming zaken doet. Zij vormen de basis voor ieder contract.
Algemene voorwaarden zijn de juridische bepalingen die gelden voor meerdere klanten. Het doel is dus dat ze niet steeds opnieuw opgesteld hoeven te worden.
Bedingen die de kern van een overeenkomst vormen vind je dus NIET terug in de algemene voorwaarden. Dus geen voorwaarden over hetgeen er precies wordt geleverd, wanneer en tegen welke prijs.
2. Waarom zijn algemene voorwaarden nodig?
Algemene voorwaarden zijn er in eerste instantie om de organisatie te beschermen. Met goede algemene voorwaarden worden verantwoordelijkheden en risico’s beperkt.
Door aansprakelijkheden en verantwoordelijkheden op de juiste manier af te dekken, staat u sterker bij juridische geschillen.
3. Wat leg je vast in de algemene voorwaarden?
Er zijn bepalingen die bijna altijd in de algemene voorwaarden staan. Veelvoorkomende onderwerpen zijn:
offertes (aanvaarding en geldigheid);
geheimhouding (wanneer is informatie vertrouwelijk);
leveringstermijnen (een indicatie of harde termijnen);
overmacht (wat valt er onder overmacht);
betaling (betalingstermijn, incassokosten, rente);
eigendomsvoorbehoud (eigendom gaat pas over op klant na ontvangst betaling);
garantie (is er sprake van garanties en zo ja, onder welke voorwaarden);
geschillen en rechtskeuze (rechter, arbitrage, mediation);
aansprakelijkheid (beperking, hoogte schadevergoeding).
4. Wat is de verhouding tussen een ICT-overeenkomst en algemene voorwaarden?
In de algemene voorwaarden staan zogezegd geen bepalingen die de kern van de overeenkomst omvatten. Een overeenkomst blijft daarnaast dus noodzakelijk.
In de overeenkomst leg je onder meer vast wat er precies wordt afgenomen (scope), binnen welke termijn en tegen welke tarieven. De algemene voorwaarden dienen vervolgens van toepassing te worden verklaard op het te sluiten contract.
Vaak wordt er in de algemene voorwaarden en/of de overeenkomst nog een rangorderegeling opgenomen.
Wat dat is?
Dat is een bepaling waarin staat welk contractdocument bij tegenstrijdigheid voor gaat; de overeenkomst of de algemene voorwaarden.
5. Zijn algemene voorwaarden verplicht?
Nee, er is geen verplichting om algemene voorwaarden te hanteren. Het is alleen wel aan te raden om dergelijke voorwaarden op te stellen en te gebruiken.
Waarom?
Allereerst ter bescherming van de belangen van uw bedrijf. Ten tweede kunnen afnemers algemene voorwaarden van u verwachten.
Het niet op orde hebben van contracten – inclusief algemene voorwaarden – kan reden zijn om niet met een bedrijf in zee te gaan. Het straalt dus een zekere professionaliteit uit als een bedrijf algemene voorwaarden hanteert.
Het kan daarnaast zijn dat u voor een verzekering verplicht bent om met algemene voorwaarden te werken. Ook een keurmerk vanuit de branche kan ze verplicht stellen of het kan een voorwaarde zijn voor certificering.
6. Hoe worden algemene voorwaarden van toepassing?
Algemene voorwaarden zijn niet automatisch van toepassing als ze ergens op de website zijn gepubliceerd. De wederpartij moet de toepasselijkheid van uw algemene voorwaarden uitdrukkelijk of stilzwijgend aanvaarden.
Wat is het verschil?
Uitdrukkelijke aanvaarding gebeurt bijvoorbeeld door te tekenen voor toepasselijkheid van de algemene voorwaarden. Of bij een digitale overeenkomst door het aanvinken van een hokje.
Bij stilzwijgende aanvaarding neemt u bijvoorbeeld een bepaling op in de overeenkomst en/of offerte waarin staat dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn.
Zorg dat de klant voor of tijdens het sluiten van het contract de kans krijgt om de algemene voorwaarden te lezen. U kunt de voorwaarden bijvoorbeeld op de offerte drukken of als losse bijlage of apart bestand meesturen.
Let op!
Geef uw klant altijd de gelegenheid om de voorwaarden in te zien. U heeft namelijk een informatieplicht. De consequenties als u zich hier niet aan houdt, leest u onder de volgende vraag.
7. Zijn algemene voorwaarden vernietigbaar?
Als gebruiker van algemene voorwaarden heeft u een informatieplicht. Dit betekent dat u de partij waarmee u zaken doet een redelijke mogelijkheid moet bieden om van uw algemene voorwaarden kennis te nemen.
Doet u dat niet?
Dan kunnen uw algemene voorwaarden vernietigbaar zijn (uitzonderingen zoals opgenomen in artikel 6:235 BW daar gelaten).
Vernietigt uw contractspartij met succes uw algemene voorwaarden?
Dan zijn deze niet van toepassing. U kunt dan dus geen beroep meer doen op de inhoud ervan. Vernietiging van algemene voorwaarden geldt met terugwerkende kracht. Oftewel, de algemene voorwaarden hebben juridisch gezien nooit bestaan.
Dit gebeurt overigens enkel als uw contractspartij een (succesvol) beroep op vernietiging doet. Dat is voor veel partijen niet zonder meer mogelijk.
Doet de wederpartij dat niet?
Dan blijven de algemene voorwaarden gewoon van toepassing, ook als u niet aan de informatieplicht heeft voldaan.
8. Moet u algemene voorwaarden deponeren bij de Kamer van Koophandel of de rechtbank?
Nee, er bestaat geen verplichting tot het deponeren van algemene voorwaarden. Wel kan het deponeren van algemene voorwaarden nuttig zijn.
Uw algemene voorwaarden kunnen bij twee instanties worden gedeponeerd: bij de griffie van de rechtbank en bij de Kamer van Koophandel.
De belangrijkste reden om de algemene voorwaarden te deponeren is de mogelijkheid om aan te kunnen tonen wat de inhoud op een bepaald moment was.
Wanneer u de algemene voorwaarden deponeert, komt er namelijk een datumstempel op de algemene voorwaarden te staan. Hierdoor kunt u op een later moment (bijvoorbeeld in een gerechtelijke procedure) aantonen wat de inhoud van de voorwaarden is geweest op een bepaalde datum.
De wederpartij kan dan nooit gegrond beweren dat de algemene voorwaarden destijds anders luidden.
Let op!
Heeft u de algemene voorwaarden gedeponeerd? Dan moet u deze nog altijd volgens de normale regels fysiek dan wel elektronisch verstrekken aan uw contractspartij.
Of u nu wel of niet deponeert: het is altijd verstandig om uw (digitale) algemene voorwaarden te voorzien van een datum en jaartal. Zo weet u altijd welke versie van de algemene voorwaarden van toepassing is bij de verschillende klanten/leveranciers.
9. Hoe stap ik over op nieuwe algemene voorwaarden?
Kiest u ervoor uw algemene voorwaarden te wijzigen? Dan zijn deze niet automatisch van toepassing op bestaande (lopende) contracten.
De oude voorwaarden blijven gewoon geldig, tot het moment waarop beide partijen hierover overeenstemming bereiken. Er zijn 3 methoden om deze overstap te realiseren:
De geleidelijke overgang. Daarbij worden de nieuwe algemene voorwaarden steeds bij het sluiten van een nieuw contract van toepassing. Dit geldt ook bij de verlenging of wijziging van een bestaand contract.
De Big Bang. Alle bestaande contracten openbreken om de nieuwe algemene voorwaarden direct van toepassing te maken op alle contracten. U heeft namelijk toestemming nodig van de klant om de nieuwe voorwaarden toepasselijk te maken.
Het wijzigingsbeding. Als u een wijzigingsbeding in de (bestaande) algemene voorwaarden heeft opgenomen, dan kunt u deze inzetten om de voorwaarden eenzijdig te wijzigen. U dient de klant nog wel daarover te informeren.
10. Wat als de andere contractspartij ook algemene voorwaarden heeft?
Het komt vaak voor dat beide contractspartijen algemene of inkoop voorwaarden hebben. Wat nu als beide partijen alleen hun eigen voorwaarden willen hanteren? Dat noemen we ook wel the battle of forms.
De hoofdregel is: de eerste verwijzing geldt.
Die eerste verwijzing kan plaatsvinden bij het uitbrengen van de offerte of nog eerder, bij een brief die verzoekt om het uitbrengen van een offerte. Dus als de wederpartij bijvoorbeeld als eerste zijn algemene voorwaarden toepasselijk verklaard (en deze bijvoorbeeld meestuurt met een offerte), dan gelden die van de wederpartij.
Als u wilt dat uw algemene voorwaarden van toepassing zijn, dan moet u uitdrukkelijk de toepasselijkheid van de voorwaarden van de wederpartij verwerpen en uw algemene voorwaarden van toepassing verklaren. Vaak is de reactie dan dat de wederpartij uw algemene voorwaarden ook uitdrukkelijk verwerpt.
Dan wordt het tijd voor onderhandelen.
Op dat moment worden vaak beide sets voorwaarden naast elkaar gelegd en partijen zullen onderzoeken of, en zo ja welke voorwaarden zij van toepassing willen laten zijn.
In het contract dat de partijen sluiten, wordt dan opgenomen dat de betreffende voorwaarden van toepassing zijn met uitzondering op een aantal artikelen. Voor die artikelen kan dan een alternatief worden opgenomen in het contract.
Uw algemene voorwaarden (laten) opstellen?
Onze ICT-juristen kunnen helpen met het inhoudelijk juridisch beoordelen van algemene voorwaarden of met het opstellen ervan. Daarbij maken wij gebruik van de jarenlange ervaring die wij hebben opgebouwd bij het opstellen en beoordelen van algemene voorwaarden in ICT.
Neem vandaag nog contact met ons op via 010 2290 646 of:
Blijf op de hoogte!
Op de hoogte blijven van deze en andere ontwikkelingen in ICT Recht? Meldt u zich dan nu aan voor onze maandelijkse nieuwsbrief.