De kans op falen bij ICT-projecten is groot, met name bij IT-projecten van enige omvang of complexiteit. Schade is het gevolg. Vaak krijgt het IT-contract de schuld als het misgaat. Daarom zetten we de 5 grootste valkuilen van IT-contracten op een rij.
1. Samenwerking voorop
Het sluiten van een IT-contract is een proces. Een goed doorlopen proces resulteert in een beter IT-contract. Dit vraagt om samenwerking tussen leverancier(s) en opdrachtgever.
Goede communicatie, tijdige informatie en adequate besluitvorming zijn randvoorwaarden. Idealiter zijn stakeholders van beide partijen betrokken, leveren input en hebben hun doelstellingen scherp in beeld.
Let op!
Vanuit één partij gedicteerde afspraken of contractvoorwaarden zijn een slecht vertrekpunt voor een goed IT-contract.
2. IT-contract is veel meer dan een juridisch document
IT-contracten zijn juridisch, maar dat is slechts 1 dimensie. Een IT-contract wordt nog te vaak (op het laatste moment) opgesteld door juristen en/of inkopers die onvoldoende aansluiten bij commerciële, bedrijfskundige, organisatorische en/of technologische doelstellingen.
Een goed IT-contract behelst een holistische benadering waarin alle dimensies aan de orde zijn. Daarvoor is (tijdige) participatie van alle stakeholders cruciaal met als sluitstuk een goed contract.
3. Scope van het IT-contract
De kern van IT-contracten wordt gevormd door de scope (‘the work to be done’). Essentieel is een vraag als: wat mag de opdrachtgever verwachten en wanneer?
De scope is echter vaak niet voldoende duidelijk in IT-contracten. Dit komt door de onzekerheden en onduidelijkheden die daarover nog bestaan op het moment dat het IT-contract tot stand wordt gebracht. Het IT-contract blijkt dan een lege huls die in een later stadium niet past en niet in staat blijkt effectief vorm en sturing te geven aan de relatie tussen de partijen.
Contracten moeten dan ook zo worden gemaakt dat ze bruikbaar zijn bij wijzigende omstandigheden. Bijvoorbeeld door expliciet aandacht te besteden aan vergoeding van meerwerk indien onverhoopt toch blijkt dat het pakket van af te nemen diensten verandert. Of door te bedingen dat kortingen ook zien op nader overeen te komen diensten.
4. Dynamisch in plaats van statisch
De handtekening is gezet, het contract verdwijnt in de la. IT-contracten blijken vaak statisch, terwijl IT-projecten dynamisch zijn.
Vreemd toch?
Na de start kunnen omstandigheden anders blijken, veranderen de eisen en worden requirements aangepast. Het IT-contract moet dit juist faciliteren en niet dwarszitten. Overlegstructuren (communicatie), escalatievoorzieningen en een werkbare modus voor contract- en prijswijzigingen zijn dan ook vereist.
5. Geschillen
De dynamiek van IT-projecten kunnen leiden tot verschillen in inzicht, strijdige doelstellingen, onduidelijkheden in het IT-contract en sluimerende conflicten. De meeste IT-contracten kennen een slotbepaling over geschillen. De strekking daarvan is vaak dat geschillen worden voorgelegd aan de rechter of arbiter(s).
Een dergelijke bepaling is nuttig, maar miskent dat rechtspraak het laatste redmiddel is dat je liever niet inzet. Het is daarom beter om in het IT-contract een uitvoerige regeling op te nemen voor escalatie van allerhande geschillen die het succes van een IT-project kunnen frustreren. De escalatieregeling is onmisbaar in het IT-contract.
Bekijk ook de 7 vergeten topics in IT-contracten
Welke topics worden vaak vergeten in IT-contracten? Onze ICT-juristen ontdekten 7 onderwerpen die snel over het hoofd worden gezien, wanneer organisaties zonder juridische hulp een IT-contract opstellen. Welke dat zijn? Bekijk ze in de lijst met 7 vergeten topics.
Ontvang onze blogs in uw mailbox
Wilt u onze blogs gewoon in uw mailbox ontvangen? Meldt u zich dan aan voor onze maandelijkse nieuwsbrief.