ICT-contracten kennen hun eigen specifieke bepalingen. Of u nu cloud, software of infrastructuren afneemt of levert. Een aantal bepalingen komt zelfs veelal alleen terug in IT-contracten en wordt geregeld vergeten. Denk aan de exit en intellectuele eigendomsrechten. Hieronder 7 onderwerpen die zeker thuishoren in ICT-overeenkomsten, maar die geregeld ontbreken in de praktijk.
1. Conflicterende bepalingen: bepaal de rangorde
Binnen een overeenkomst kunnen onderlinge tegenstrijdigheden ontstaan tussen bepalingen. Zeker als uw contract bestaat uit meerdere documenten.
In sommige gevallen zijn die tegenstrijdigheden intentioneel, maar in andere gevallen niet. Dan is het verstandig een rangorderegeling (of tegenstrijdighedenregeling) op te nemen.
Deze rangorderegeling:
kent een juiste volgorde van (toepasselijke) documenten;
maakt een uitzondering voor meer specifieke afspraken in documenten lager in de rangorde.
2. Considerans: deze overwegingen helpen de rechter
Een overeenkomst kent doorgaans een considerans, beter bekend als de ‘overwegingen’. Hierin worden de belangrijkste motieven, doelstellingen of aannames verwoord.
De overwegingen spelen een belangrijke rol bij de uitleg van onduidelijkheden of hiaten in een ICT-overeenkomst door de rechter.
De considerans:
bevat belangrijke uitgangspunten voor het sluiten van de overeenkomst of levering van de producten/diensten door de leverancier;
schept de juiste verwachtingen of verplichtingen.
3. Exit-procedure: regel het einde vooral vooraf
Iedere overeenkomst komt tot een einde. Bij aanvang van de overeenkomst is het belangrijk een exit-regeling op te stellen om discussie bij beëindiging te voorkomen. Zeker bij grotere ICT-contracten of als er sprake is van outsourcing.
Check of in het contract is opgenomen:
welke afhankelijkheden er bij einde contract zijn;
een exit-plan;
periodieke herijking gedurende de contractperiode;
hoe materialen en dienstverlening (medewerking) zijn geregeld bij overstap;
wie de kosten draagt bij overstap;
het inzien van de administratie (ook post-contractueel).
4. Garanties en vrijwaringen: essentieel bij aansprakelijkheid
Garanties en vrijwaringsverplichtingen spelen een belangrijke rol bij de vaststelling van verplichtingen. Ze zijn ook essentieel bij het beoordelen van aansprakelijkheid door een rechter.
Daarom neemt u in het contract op:
welke garanties en vrijwaringen er zijn, bijvoorbeeld omtrent beveiliging, continuïteit, onderhoud en geschiktheid voor beoogd gebruik;
de juridische gevolgen van inbreuk op garanties, zodat er bij bepaalde inbreuken geen beroep kan worden gedaan op bijvoorbeeld overmacht.
5. Intellectuele eigendomsrechten: bescherm uw organisatie
Intellectueel eigendom (IE) is wat een organisatie uniek maakt. De bescherming van dit eigendom is dan ook van het grootste belang, zeker in IT-contracten.
In het contract regelt u tenminste:
het eigenaarschap van IE-rechten;
de overdracht(en);
de licentierechten;
een vrijwaringsregeling bij inbreuk van rechten van derden.
6. Wijziging van de overeenkomst: de dynamiek van de praktijk
Schriftelijke overeenkomsten zijn statisch, maar de praktijk is dynamisch. Zeker in IT.
In het contract staat op welke wijze partijen hun afspraken tijdens de overeenkomst kunnen wijzigen, door:
een wijzigingsbeding;
een opsomming van eisen gesteld aan wijzigingen;
een lijst met bevoegden die wijzigingen mogen doorvoeren.
7. Wijziging (verhouding) partijen: voorbereid op fusies en faillissementen
Wijzigingen in de bedrijfsstructuur of -voering bij één van de partijen kunnen enorme impact hebben. In het uiterste geval kunnen ze zelfs aanleiding geven tot de beëindiging van de overeenkomst.
Daarom staan in het IT-contract de gevolgen:
bij fusie of splitsing van een der contractspartijen;
van overdracht van activa door een der contractspartijen;
van faillissement of surseance van betaling.
Blijf op de hoogte
Op de hoogte blijven van deze en andere topics in ICT Recht? Meldt u zich dan nu aan voor onze maandelijkse nieuwsbrief.