Algemene voorwaarden vormen de basis voor ieder contract. Ze beschermen uw organisatie en geven duidelijkheid over topics als aansprakelijkheid, betalingstermijnen en opzegging. De vraag die wij regelmatig krijgen: moeten algemene voorwaarden ook gedeponeerd worden? In deze blog geven wij u het antwoord.
Deponeren bij KvK of de rechtbank
U kunt uw algemene voorwaarden deponeren bij de Kamer van Koophandel (KvK) of de rechtbank.
Het verschil?
De kosten voor deponeren bij de rechtbank zijn eenmalig in de vorm van griffierecht. In 2022 kost het deponeren €134,- per document. Het opvragen door klanten, leveranciers en consumenten is gratis. Ze moeten daarvoor wel een brief sturen naar de rechtbank.
Het deponeren van algemene voorwaarden bij de KvK kost momenteel €18,25 per document per kalenderjaar. Bij de KvK betalen partijen €15,60 voor het opvragen van algemene voorwaarden. Dit kan telefonisch.
Bij beide instanties geldt dat verschillende soorten algemene voorwaarden apart gedeponeerd moeten worden. Dit geldt ook voor vertalingen en nieuwe versies. Voor iedere deponering worden dezelfde kosten in rekening gebracht.
Ben ik verplicht om de voorwaarden te deponeren?
Geen enkele organisatie is verplicht om haar voorwaarden te deponeren. Vroeger was het dé manier om algemene voorwaarden op een eenvoudige manier beschikbaar te stellen aan (contract)partijen.
Tegenwoordig hebben organisaties de algemene voorwaarden vrijwel standaard op hun website staan. Op ieder moment en altijd raadpleegbaar voor iedereen.
Wat is het voordeel van deponeren?
De KvK geeft 2 redenen om algemene voorwaarden of inkoopvoorwaarden te deponeren.
Als het niet mogelijk is om voorwaarden aan een klant te overhandigen. Bijvoorbeeld bij telefonische verkoop. Zo kunnen klanten de voorwaarden toch opvragen en inzien.
Als bewijslast bij discussies en geschillen.
Dit laatste is vooral van toepassing als u regelmatig een nieuwe versie van de voorwaarden maakt en publiceert. Het beste is om alle vorige versies met data waarop ze van toepassing waren op uw website te hebben staan.
Niet alle organisaties kunnen of willen dit echter. In dat geval is deponeren van iedere versie een goede optie. Zo kunt u bij een geschil bewijzen welke voorwaarden van toepassing waren, toen de betreffende overeenkomst gesloten werd.
Naast bovenstaande argumenten, zien wij nog een derde reden om uw voorwaarden te deponeren. Het geeft uw bedrijf een professionele uitstraling. Hiermee toont u aan dat u de bedrijfsvoering goed op orde heeft en daarmee een serieuze contractspartij bent.
Niet automatisch van toepassing
Overigens zijn uw algemene voorwaarden na deponering niet automatisch van toepassing. In veel gevallen is het wettelijk verplicht om uw voorwaarden ter hand te stellen. Lees hier alles over in onze blog:
Zijn uw algemene voorwaarden eigenlijk wel van toepassing?!
Blijf op de hoogte!
Abonneer u nu op onze maandelijkse nieuwsbrief en blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen in ICT Recht. U ontvangt al onze blogs dan automatisch 1 keer per maand in uw mailbox.