In ieder contract zijn vele begrippen en definities te vinden. De vraag is echter of beide partijen dezelfde betekenis geven aan die verschillende begrippen en definities. In de praktijk gaat het nogal eens mis. Interpretatieverschillen leiden geregeld tot discussie. Daarom is een definitielijst van groot belang. In deze blog vindt u de belangrijkste oorzaken van begripsverwarring en geven we handvatten voor het opstellen van een definitielijst in contracten.
Het belang van woorden, begrippen en definities
Het gebruik van heldere bewoordingen en begrippen in een overeenkomst is van groot belang, maar biedt nog geen garantie voor een eenduidige uitleg. Begrippen kunnen immers verschillende betekenissen hebben en de interpretatie kan per persoon en (type) bedrijf verschillen. Ook hebben partijen er natuurlijk baat bij om een bepaald begrip ‘in hun voordeel’ uit te leggen.
Zeker als in een overeenkomst de betekenis van een woord de ene keer ontleend wordt aan het algemene taalgebruik en de andere keer aansluit bij bepaalde vaktaal (jargon) binnen een sector of branche. Daarnaast kennen partijen vaak eigen (interne) betekenissen voor begrippen.
Achter een gemeenschappelijk gebruik van gelijke woorden kan dus verschil in betekenis schuil gaan.
Vakjargon en branche gerelateerde definities
Binnen sectoren kan terminologie een eigen betekenis hebben, die door vakgenoten onderling (beter) begrepen wordt. Dergelijke terminologie kan bijvoorbeeld teruggaan op gangbare en gezaghebbende standaarden, methodieken of best practices. Met name in de IT wordt vaak gebruikgemaakt van jargon of terminologie die voor de IT-leverancier volkomen duidelijk is, maar voor de afnemer mogelijk niet.
Een typisch voorbeeld is het gebruik van terminologie uit ITIL (Information Technology Infrastructure Library) binnen de wereld van servicemanagement of Prince2 voor projectmanagement. De betekenis van een begrip in het dagelijkse taalgebruik (zoals dit bijvoorbeeld blijkt uit de Van Dale) kan sterk verschillen van de betekenis die begrippen hebben specifiek binnen een bepaalde sector.
Wat wordt in een IT-contract bijvoorbeeld bedoeld met begrippen als:
implementatie;
acceptatie;
infrastructuur;
agile aanpak; en
beschikbaarheid.
De betekenis van begrippen gehanteerd in de context van een overeenkomst zal primair moeten plaatsvinden door uitleg aan de hand van de overeenkomst tussen de partijen. In de overeenkomst moet het dus kristalhelder zijn welke betekenis beide partijen toekennen aan specifieke woorden en begrippen.
Daarom doen partijen er goed aan om duidelijkheid te scheppen door middel van definities in de overeenkomst zelf.
Begrippenlijst met definities in de overeenkomst
Definities in een overeenkomst kunnen worden vastgelegd door middel van een begrippenlijst. Hierin wordt duidelijk gemaakt wat er in de overeenkomst onder bepaalde definities en begrippen wordt verstaan.
Een begrippenlijst kan worden opgenomen in een specifieke bepaling (artikel met definities) of in een aparte bijlage. Voor deze laatste optie wordt met name gekozen als de begrippenlijst omvangrijk is.
Let op!
Een overeenkomst bestaat vaak uit vele contractdocumenten, waaronder ook algemene voorwaarden en SLA’s. Daardoor ontstaat het risico dat die verschillende contractdocumenten begrippen hanteren in conflicterende of lastig met elkaar te verenigen betekenissen. De samenhang ontbreekt dan. In dat geval kunt u ervoor kiezen om al die begrippen op een centrale plek op te nemen in een begrippenlijst.
Definities van begrippen kunnen ook – anders dan in een begrippenlijst – elders in de overeenkomst voor komen. Dat is vaak logisch als het begrip slechts een enkele keer of in een enkele bepaling relevant is. Denk aan een omschrijving van begrippen als ‘indirecte schade’ of ‘directe schade’, die kunnen worden opgenomen in een bepaling over beperking van de aansprakelijkheid.
Pas op voor ‘verstopte’ definities.
Soms worden begrippen elders in de overeenkomst gedefinieerd (in een van de contractdocumenten) en wel op zo’n manier dat deze niet direct in het oog springen. De vraag is ook wat de contractspartij voor belang heeft bij het verstoppen van de definitie in kwestie….
Ook kan in een definitie weer verwezen worden naar een of meerdere andere definities. Hierdoor is bij een eerste lezing nog steeds niet duidelijk wat er precies bedoeld is met een bepaalde term en kan deze op het eerste oog ‘onschuldig’ lijken.
Bijvoorbeeld: “Gebrek: Een Storing van de Dienst of het niet volledig voldoen van het Systeem aan de Specificatie”. In deze definitie zitten zoveel andere definities verwerkt, dat deze in samenhang moeten worden gelezen om tot een volledige lezing te komen.
Aandachtspunten en vuistregels bij het gebruik van definities
Bij het gebruik van definities is het verstandig om een aantal vuistregels in acht te nemen. Daarbij is goed om te realiseren dat het scheppen van duidelijkheid niet altijd het doel van een partij hoeft te zijn.
Definieer een begrip eenduidig en maak in de overeenkomst gebruik van die betekenis zonder daarvan (elders in de overeenkomst) af te wijken of maak een afwijking expliciet.
Let op de samenhang tussen begrippen in verschillende contractdocumenten (vaak hebben die documenten verschillende auteurs).
Schrap onnodige definities, zeker van begrippen die in de overeenkomst niet worden gebruikt.
Beperk definities tot begrippen die echt verduidelijking nodig hebben (waarbij veel gebruikte begrippen eerder in aanmerking komen, dan begrippen die slechts een keer worden gehanteerd).
Omschrijf begrippen kort en helder in begrijpelijke taal.
Maak de definitie zodanig dat deze bij voorkeur zo veel mogelijk op zichzelf staand leesbaar is.
Neem geen materiële verplichtingen op in de definitie (beperk de definitie tot het geven van een betekenis en neem de uitwerking van verplichtingen elders op).
Zeker weten dat u niks mist?
Abonneert u zich dan op onze maandelijkse nieuwsbrief en ontvang onze blogs automatisch in uw mailbox.