Er komt een tijd dat u het IT-contract wilt beëindigen. U krijgt een betere aanbieding, wilt een innovatievere partij of het contract loopt af. Wat de reden ook mag zijn: uw huidige leverancier zit er niet op te wachten. Zeker niet bij een groot outsourcingscontract. Een exit-plan kan veel problemen voorkomen. Wij vertellen u hoe én delen welke punten u in een exit-plan zet voor een vloeiende transitie.
Contractbeëindiging volgens de wet
De wet kent helaas geen specifieke bepalingen die gaan over het einde en de afwikkeling van een overeenkomst. Beide partijen zijn wel verplicht om zich redelijk en billijk te gedragen, zoals beschreven in het Burgerlijk Wetboek.
Komt een geschil over de beëindiging van een contract voor de rechter? Dan zal met name gekeken worden naar de principes redelijkheid en billijkheid.
Niet erg concreet dus.
Daarom adviseren wij het heft in eigen hand te nemen door bij het opstellen van het contract al na te denken over de exit. Een exit-plan speelt daarin een grote rol. Absoluut onmisbaar bij langdurige overeenkomsten en IT-outsourcingtrajecten.
De belangrijkste punten in het exit-plan
Een contract met exit-plan is uw meest krachtige wapen tijdens de beëindigingsfase. Het is slim om deze op te stellen als de leverancier hier nog voor open staat, namelijk in de contractfase.
U kunt uiteraard proberen om een exit-plan gedurende de looptijd van het contract op te stellen, maar de vraag is of de leverancier er dan nog (volledig) aan mee wil werken.
Gaat u een exit-plan opstellen?
Dan wilt u natuurlijk weten wat erin moet komen te staan. Hieronder delen we de 3 belangrijkste punten die u in ieder geval op moeten nemen voor een vloeiende transitie.
1. Medewerking & continuïteit
Ook tijdens de exit is het van groot belang dat u de volledige medewerking krijgt van uw leverancier. Dat niet alleen: u wilt niet dat de dienstverlening in die fase gaat haperen, verslechtert of helemaal uitblijft. Daarom is het belangrijk om hier vooraf heldere afspraken over te maken.
Zorg dat de volgende punten in dit kader goed beschreven staan in het exit-plan:
De leverancier verklaart algehele medewerking te verlenen aan de uitvoering van noodzakelijke en door de opdrachtgever gewenste werkzaamheden en maatregelen.
De leverancier is verplicht om de inrichting en uitvoering van de werkzaamheden zodanig te verrichten dat dit een (adequate en spoedige) ontvlechting te allen tijde mogelijk maakt.
Een verplichting voor de leverancier om u te waarschuwen en te adviseren over noodzakelijke werkzaamheden en maatregelen voor de exit (inclusief vergoedingstarieven hiervoor).
Borging van de continuïteit in dienstverlening tijdens de exit en een verplichting tot continuering van werkzaamheden na de einddatum van de overeenkomst als dit door u gewenst is.
Dwing in een exit-plan ook af dat de leverancier rechtstreeks overlegt en samenwerkt met uw nieuwe dienstverlener, zodat u ook daar geen moeilijkheden over krijgt.
Maak tot slot afspraken over het actueel houden en bijwerken van het exit-pan en over de uitvoering van het exit-project. Vraag bijvoorbeeld jaarlijks om een nieuw exit- en retransitieplan met kostenplaatje en planning.
2. Data & intellectueel eigendom
Niets zo vervelend als niet kunnen beschikken over uw data of intellectueel eigendom. Zeker bij de outsourcing van IT legt u veel van uw assets neer bij een andere partij. Dat vraagt om heldere afspraken, zodat de beëindiging van de overeenkomst niet eindigt in een drama voor uw bedrijfsvoering.
In het exit-plan beschermt u uzelf door overdracht en beschikbaarheid van rechten en data goed te regelen. Daarbij regelt u tenminste:
De beschikbaarstelling van alle relevante data door de leverancier.
Overdracht van alle intellectuele eigendomsrechten op en verstrekking van alle (ontwikkel en beheer)documentatie, data en code die in het kader van de dienstverlening is gegenereerd (behandeling van incidenten/tickets, access en error logs, scripts) en het opstellen van nadere documentatie over werkwijze, gebruik van tools etc.
Overdracht van intellectuele eigendomsrechten of licentieverstrekking van software en (feitelijke) verstrekking van broncodes en alle ontwikkel- en beheerdocumentatie van software.
Overdracht van intellectuele eigendomsrechten of licentieverstrekking (verstrekking van gebruiksrechten) ten aanzien van andere relevante objecten.
Overdracht van activa (zoals eigendomsrechten op zaken gebruikt in het kader van de werkzaamheden).
3. Kennis & personeel
Kennis zit vaak in de hoofden van mensen. Mensen die bij de leverancier werken en plotseling elders ingezet worden als de exit-fase nadert. Dat kan voor behoorlijk wat vertraging zorgen in het transitieproces.
Daarom neemt u ook de overdracht van kennis en personeel op in uw exit-plan. Onder meer door de volgende onderwerpen te benoemen:
Een eis voor de continuïteit en beschikbaarheid van tevoren vastgelegde sleutelpersonen juist ook bij de exit en het zo veel mogelijk voorkomen van (onnodige) personeelswisselingen kort voor de exit.
Verplichte kennisoverdracht (data, documentatie, opleiding/training) aan u of de nieuwe dienstverlener.
Overgang van personeel (en de mogelijk complexe arbeidsrechtelijke implicaties).
Expliciet recht om bepaalde experts van de leverancier – tijdelijk – in te huren of in dienst te nemen (los van een eventueel overigens geldend ‘aftroggelbeding’ in de overeenkomst.
Blijf alert
Ook als u het exit-plan eenmaal heeft opgesteld, is het zaak deze regelmatig te evalueren en waar nodig bij te stellen. Een verouderd exit-plan kan u namelijk ook problemen opleveren als de beëindiging van het contract in zicht komt.
Heeft u hulp nodig bij het opstellen van een exit-plan of zit u middenin een exit-traject en komt u er niet uit? Onze ICT-juristen staan voor u klaar. Neem contact met ons op via 010 2290 646.
Ontvang onze blogs in uw mailbox
Wilt u onze blogs gewoon in uw mailbox ontvangen? Meldt u zich dan aan voor onze maandelijkse nieuwsbrief.