Uw IT-contract loopt af. Via een aanbesteding of RFP heeft u een nieuwe IT-partner gekozen. Dan begint vaak de ellende. Tegenwerkingen, hoge kosten, vertragingen….In het ergste geval uitgevochten in de rechtbank. Liever voorkomen? Volg onze exit-strategie ‘borgen & handhaven’ en uw volgende retransitie verloopt wel soepel.
Exit: de praktijk van alledag
Bij het sluiten van ICT-(outsourcings)contracten ligt de focus vaak sterk op de start van het contract. Tot in details wordt dit uitgedacht, maar over het einde van de overeenkomst over zoveel jaren wordt vrijwel niets afgesproken. Contracten kennen vaak een algemene regeling van de strekking dat de leverancier in alle redelijkheid alle benodigde medewerking zal verlenen aan de overdracht aan derden na de contractbeëindiging.
Niet bepaald specifiek.
Precies hetgeen problemen oplevert bij een exit. Vaak blijkt de leverancier die u ‘verlaat’ geen goede verliezer. Om met de scheidende partij dan nog redelijke afspraken te maken, is in de praktijk erg lastig. Vooral omdat deze doorgaans geen belang heeft bij de exit en dus er weinig aan gelegen is om een succesvolle exit te bieden.
Uitkomst?
Een rommelige retransitie met vertragingen, hoge kosten, steekspellen rond intellectuele eigendomsrechten op of toegang tot beheerdocumentatie, geschillen over eventuele aansprakelijkheid en décharge voor gebreken in de performance en bovenal frustratie. Niet het einde waarop u hoopte. Zeker ook niet het ideale begin van het contract met uw nieuwe service provider.
Gelukkig bestaat er een manier die wel werkt: borgen & handhaven. Hieronder een toelichting.
Stap 1 van de ultieme exit-strategie: borgen
Borgen, oftewel vastleggen, is het begin van een goed einde. Het is zaak om in de outsourcingovereenkomst op te nemen dat de leverancier direct bij aanvang een concept-exitplan oplevert. Dit plan bevat belangrijke onderwerpen, zoals software, licenties, intellectuele eigendomsrechten, overeenkomsten met derden en medewerkers.
Daarnaast volgt bij het plan direct een kostenplaatje en een concrete planning voor exit en retransitie.
Het contract is niet de enige vorm van borgen voor een succesvolle exit. Minstens zo belangrijk is de projectdocumentatie.
Veel kennis zit in de hoofden van mensen. Mensen die bij een exit ‘plotseling’ op een ander project zitten. Riskant.
Eenvoudig te voorkomen door (contractueel) te eisen dat uw leverancier alle belangrijke kennis en kunde documenteert. Over systemen, onderhoud, software-updates etc.
Niet eenmalig, maar continu.
Stap 2 van de ultieme exit-strategie: handhaven
U heeft stap 1 gezet. Het exit-plan ligt er en de leverancier is verplicht alles zorgvuldig te documenteren.
Daarmee bent u er echter niet. Het is zaak om kritisch te blijven. Wat betekent dit?
Vraag jaarlijks om een nieuw exit- en retransitieplan met kostenplaatje en planning.
Maak tussendoor aanvullende afspraken indien relevant. Bijvoorbeeld over de overname van door de leverancier nieuw aangeschafte apparatuur bij exit.
Review de kwaliteit van de opgestelde documentatie van de leverancier jaarlijks.
Organiseer een audit ver voor de exit-datum.
Uiteraard legt u dit alles vooraf vast in het contract. Bij onenigheid is niets zo sterk als een goed contract.
Borgen & handhaven
De ultieme exit-strategie is dus borgen & handhaven. Zo verzekert u zich van een soepel proces rondom exit en retransitie.
Hulp nodig bij het opstellen van een contract dat voldoet aan alle eisen voor een ultieme exit? Onze ICT-juristen staan voor u klaar. Neem contact met ons op via 010 2290 646.
Ontvang onze blogs in uw mailbox
Wilt u onze blogs gewoon in uw mailbox ontvangen? Meldt u zich dan aan voor onze maandelijkse nieuwsbrief.