Het merendeel van de gemeenten maakt gebruikt van de GIBIT-voorwaarden bij het sluiten van ICT-overeenkomsten. De vorige versie van de GIBIT stamde uit 2016 en is nu behoorlijk gewijzigd. Zo bevat de nieuwste GIBIT verbeterde voorwaarden voor ICT-leveranciers. Wij zetten de belangrijkste wijzigen voor u op een rij.
Over de ‘Gemeentelijke inkoop bij IT Toolbox’
De nieuwe GIBIT (Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT) 2020 voorwaarden maken onderdeel uit van een meer omvattende Toolbox. Deze ‘Gemeentelijke inkoop bij IT Toolbox’ is recentelijk gepubliceerd. De laatste versie van de GIBIT uit 2016 is geüpdatet naar een 2020-versie en opgenomen in deze Toolbox.
Waarom deze update?
Op de voorgaande versie van de GIBIT-voorwaarden kwam kritiek, onder meer omdat dat deze teveel vanuit het oogpunt van gemeenten was geschreven. Alle risico’s werden in feite eenzijdig bij de IT-leverancier gelegd.
Daarom heeft de VNG (Vereniging van Nederlandse Gemeenten) samen met NLdigital gewerkt aan het leveranciersvriendelijker maken van de GIBIT-voorwaarden.
Verder bevat de Toolbox:
GIBIT 2020 artikelen;
GIBIT 2020 toelichting per artikel;
gemeentelijke ICT-kwaliteitsnormen;
overeenkomstengenerator (diverse documenten), met deze generator kunnen modelovereenkomsten worden opgesteld. De overeenkomst biedt ruimte om eventuele afwijkingen ten opzichte van de GIBIT op te nemen;
stappenplan aansprakelijkstelling leverancier;
rekenblad schade aansprakelijkheid 1.2;
GIBIT VNG Forum;
Pleio groep GIBIT.
Voor meer informatie over de verschillende tools, kijk op: https://www.vngrealisatie.nl/gibit.
Wijzigingen inkoopvoorwaarden
In de GIBIT 2020 voorwaarden zijn verschillende wijzigingen doorgevoerd ten opzichte van de 2016-versie. De volgende wijzigingen zijn het meest opvallend:
Verheldering risicoanalyse
In de voorgaande versie lazen leveranciers vaak een veel verdergaande zorgplicht dan bedoeld. Verwacht mag worden dat een leverancier weet waar extra kosten en risico’s zijn te verwachten op grond van kennis van zijn eigen product in combinatie met de door de gemeente verstrekte informatie. De leverancier hoeft echter niet het gehele IT-landschap van de gemeente te kennen.
Veel minder fatale termijnen
In de voorgaande versie waren vrijwel alle termijnen fataal. Nu is opgenomen dat alleen een overeengekomen einddatum voor implementatie fataal is. Ook een datum waarop de prestatie aangepast moet zijn aan gewijzigde wet- en regelgeving zal fataal zijn.
Verduidelijking ICT-kwaliteitsnormen
De GIBIT 2020 wijzen voor de kwaliteitsnormen naar een specifiek document. Erg prettig, omdat in de voorgaande versie niet altijd helder was op welke kwaliteitsnormen werd gedoeld. Nu ligt dat dus duidelijk vast.
Verheldering coördinatie medewerking derden
In het verleden had de leverancier enkel de verplichting om derde partijen tijdens de ketentest te betrekken. In de GIBIT 2020 is de verplichting tot het tijdig betrekken van derde partijen en coördineren van hun werkzaamheden (bij het maken van koppelingen) van toepassing tijdens de gehele implementatie.
Oplossing acceptatietest derden
Stel de ketentest slaagt niet, terwijl dit niet aan de leverancier toerekenbaar is. Dan lag voorheen alleen vast dat in dat geval een overleg zou volgen om samen een oplossing te zoeken. Wat er dan moest gebeuren omtrent facturatie en acceptatie was niet duidelijk.
Geen prettige situatie.
Daarom is nu opgenomen dat de ketentest in dat geval als geaccepteerd wordt beschouwd, zodat bijvoorbeeld facturatie kan plaatsvinden. De acceptatieprocedure voor het overige wordt vervolgd.
Acceptatieprocedure
Ook in het voordeel van de IT-leverancier: acceptatie in de tweede ronde mag niet meer worden onthouden, als gebreken in de eerste ronde ontdekt hadden kunnen worden. Hier staat tegenover dat ingebruikname niet altijd acceptatie inhoudt.
Onderhoud
Het onderscheid tussen gebreken en andere meldingen (storingen) is verduidelijkt. Ook is opgenomen dat op het onderhoud van derdenprogrammatuur de onderhoudsvoorwaarden van de betreffende derde partij van toepassing zijn, mits die voorwaarden vooraf kenbaar zijn gemaakt.
Vergoedingen versimpeld
Het verschil tussen implementatiekosten, ontwikkelkosten, kosten gebruiksrechten, onderhoudskosten en overige zaken en diensten wordt niet meer gemaakt. Er wordt nog wel onderscheid gemaakt tussen eenmalige vergoedingen, periodieke vergoedingen en programmatuur van derden.
Geen IE-regime voor publiek gefinancierde werken
In de vorige versie van de GIBIT stond een specifieke bepaling voor IE-rechten op met publiek geld gefinancierde software. Dit is verwijderd, omdat het vragen opriep. Deze specifieke situatie moet nu in specifieke omstandigheden zelf geregeld worden.
Aansprakelijkheid
Het artikel over aansprakelijkheid is vereenvoudigd. Er is geen lijst met schadeposten meer. Daarnaast is er een maximum aansprakelijkheid per jaar opgenomen. Ook sluit de nieuwe bepaling beter aan bij verzekeringen.
Privacy
In de versie van 2016 stonden allerlei bepalingen in verband met de verwerking van persoonsgegevens. In de GIBIT 2020 wordt verwezen naar de model verwerkersovereenkomst van de VNG.
Weten wat GIBIT 2020 voor uw organisatie betekent?
Onze ICT-juristen staan voor u klaar om uw vragen te beantwoorden. Neem contact met ons op via contact@legalz.nl of 010 2290 646.
Blijf op de hoogte!
Op de hoogte blijven van deze en andere ontwikkelingen in ICT Recht? Abonneert u zich dan op onze maandelijkse nieuwsbrief.