Een ingebrekestelling moet altijd schriftelijk verzonden worden. Een veel gestelde vraag is of dat ook per e-mail mag. In deze blog geven we u het antwoord en delen we in het kort de ins & outs van de ingebrekestelling.
Wat is een ingebrekestelling?
Als een wederpartij de afspraken uit de overeenkomst niet nakomt, dan wilt u actie ondernemen. Bijvoorbeeld als er bepaalde diensten niet geleverd worden of als er niet betaald wordt.
Als u wilt dat de overeenkomst wordt nagekomen, kunt u eisen dat de diensten alsnog worden geleverd of dat er alsnog moet worden betaald. U vordert dan nakoming van de overeenkomst.
Daarnaast kan het zijn dat u liever wilt ontbinden, omdat u bijvoorbeeld de diensten bij een andere dienstverlener wenst af te nemen. Als u tot slot schade heeft geleden als gevolg van het niet nakomen door de wederpartij, kan het zijn dat u deze schade wilt verhalen op uw contractspartij.
Een overeenkomst mag echter over het algemeen niet direct ontbonden worden en u heeft ook niet direct recht op schadevergoeding (tenzij er contractueel andere afspraken zijn gemaakt). Voor de toewijsbaarheid van deze vorderingen is het eerst nodig dat de wederpartij in verzuim is.
Wat kunt u dan wel doen?
U moet eerst een ultimatum stellen. Dat doet u door de partij die tekort schiet schriftelijk op de hoogte te stellen van de tekortkoming. Dit noemen we de ingebrekestelling.
Wat staat er in de ingebrekestelling?
In de ingebrekestelling vermeldt u duidelijk en specifiek welke gebreken er volgens u zijn in de uitvoering van de overeenkomst. Daarnaast stelt u een redelijke termijn voor het alsnog nakomen van de te leveren prestatie en deelt u duidelijk mede welke oplossing u verwacht. Voldoet de wederpartij niet binnen de gestelde termijn aan zijn verplichting(en)? Dan raakt hij in verzuim.
Volgens de wet zijn er een aantal gevallen waarbij verzuim van rechtswege intreedt. Als daar sprake van is dan is er geen ingebrekestelling nodig, want de wederpartij is dan dus al meteen in verzuim. In alle andere gevallen moet wel een ingebrekestelling worden verzonden.
Let op!
Vergeet niet om in de schriftelijke ingebrekestelling expliciet te benoemen dat de wederpartij aansprakelijk wordt gesteld als hij de termijn niet haalt. Maak daarbij kenbaar wat de gevolgen hiervan zijn. Denk aan ontbinding en/of een schadevergoeding. Ook als u buitengerechtelijke incassokosten of wettelijke rente wilt vorderen, zal dit in de ingebrekestelling moeten worden aangegeven.
Mag een ingebrekestelling per mail verstuurd worden?
Een partij moet altijd schriftelijk in gebreke gesteld worden. De vraag is: mag dat ook per mail? Het antwoord is ja. Een ingebrekestelling mag zowel per post als per e-mail verzonden worden.
Belangrijk aandachtspunt!
Het kan zijn dat er contractueel andere afspraken zijn gemaakt. Zo kunnen partijen in de overeenkomst hebben vastgelegd dat een ingebrekestelling altijd aangetekend per brief moet worden verzonden. Ook kan er zijn afgesproken dat de ingebrekestelling aan een bepaalde persoon moet worden gestuurd. Mogelijk is er zelfs een bepaalde termijn overeengekomen voor nakoming. Het is dus van belang om altijd het contract te checken om na te gaan welke afspraken er rondom ingebrekestelling zijn gemaakt.
Ingebrekestelling versturen per e-mail
Om zeker te weten dat het bericht ontvangen wordt, is het verstandig om de e-mail aangetekend te versturen. Zo kunt u beter bewijzen dat de e-mail is aangekomen bij de wederpartij. Hetgeen essentieel is als de ingebrekestelling uitmondt in een geschil en voor de rechter moet komen. Ook kunt u er natuurlijk voor kiezen om een e-mail te sturen en tevens een brief per aangetekende post.
Het is belangrijk dat u tenminste een ontvangst- en leesbevestiging hebt voor de e-mail met ingebrekestelling. Een andere mogelijkheid is om speciale software voor aangetekend e-mailen te gebruiken. Het voordeel van deze software is dat u de ontvanger om authenticatie kunt vragen en u een melding ontvangt als de e-mail geopend of geweigerd wordt. Daarnaast krijgt u vaak een statusmail waarin alle juridische bewijslast gelijk ligt vastgelegd.
Wat gebeurt er als een ingebrekestelling niets oplevert?
Stel u heeft een ingebrekestelling volgens alle vereisten verzonden en de door u gestelde, redelijke deadline wordt alsnog niet gehaald?
Dan is de tekortschietende partij officieel in verzuim. Vanaf dan kunt u de overeenkomst ontbinden en/of proberen de schade te verhalen.
Goed om te weten!
Ontbinden is slechts mogelijk, als de tekortkoming in kwestie ontbinding en de gevolgen van die ontbinding rechtvaardigt.
Meer weten over de ingebrekestelling?
Lees dan ook onze blogs:
Blijf op de hoogte
Op de hoogte blijven van de ontwikkelingen op het gebied van ICT Recht? Meldt u zich dan nu aan voor de maandelijkse nieuwsbrief van Legalz.