Een IT-contract is niet statisch. Nieuwe wensen, eisen en inzichten kunnen de koers van een IT-traject dusdanig wijzigen én resulteren in meerwerk. De vraag is of het IT-contract daar ook rekening mee houdt. In de praktijk worden er geregeld rechtszaken gevoerd over meerwerk. In deze blog alles over meerwerk, inclusief een overzicht van vragen over meerwerk die u zichzelf wilt stellen voordat u een IT-contract sluit.
Wat is meerwerk?
Met meerwerk wordt gedoeld op werkzaamheden die vallen buiten de scope van de overeenkomst en die grond vormen voor een aanvullende vergoeding voor die werkzaamheden.
Let op!
Meerwerk is niet hetzelfde als ‘meer werk’. Onjuiste inschattingen kunnen er bijvoorbeeld toe leiden dat de werkzaamheden binnen scope omvangrijker of moeizamer blijken. Dit geeft echter geen recht op een nadere vergoeding.
Centraal bij het vaststellen van meerwerk staat de vraag of de werkzaamheden inbegrepen zijn of moeten worden geacht in een (vaste) prijs.
Hoe ontstaat meerwerk?
Meerwerk kan ontstaan als de opdrachtgever een meerwerkopdracht verstrekt, omdat hij nieuwe inzichten heeft opgedaan en een uitbreiding van het IT-traject wenst. Op dat moment wijzigt de scope, zoals deze is vastgelegd in het IT-contract. Er is dan sprake van meerwerk.
Meerwerk kan echter ook (sluipenderwijs) ontstaan als gevolg van een onvolledigheid in de afbakening van de scope.
Ter illustratie: een opdrachtgever laat een website bouwen, maar constateert bij oplevering dat de performance van de opgeleverde site beter moet zijn. De opdrachtnemer gaat vervolgens verdere werkzaamheden verrichten om dit doel te bereiken. Dan rijst de vraag: vallen deze werkzaamheden onder de scope en/of is sprake van onvolledige afbakening of een wijziging? Oftewel, is er wel of geen sprake van meerwerk?
Om dat te kunnen bepalen, zal er moeten worden gekeken naar de wet, contracten en algemene voorwaarden.
Meerwerk in de wet
De wet kent geen algemene regeling voor meerwerk. Ook de wettelijke regeling met betrekking tot de overeenkomst van opdracht bevat geen bepaling over meerwerk.
Voor de bouwsector geldt een dergelijke wettelijke regeling wel. Op grond van de wet heeft een aannemer recht op een prijsverhoging wanneer er toevoegingen of veranderingen zijn in het overeengekomen werk. De aannemer heeft ook een waarschuwingsplicht voor het meerwerk.
Voor de IT-sector geldt geen specifieke wettelijke regeling en daarom moeten afspraken over meerwerk worden vastgelegd in algemene voorwaarden en/of het contract.
Procedure meerwerk vastleggen
In uw voorwaarden of IT-contract kunt u afspraken over meerwerk opnemen. Zo is het verstandig om een heldere meerwerkprocedure op te nemen.
Hierin legt een leverancier bijvoorbeeld vast dat voor meerwerk in opdracht van de afnemer een korte schriftelijke offerte wordt gemaakt. Daarnaast kan de leverancier bepalen dat een offerte alleen schriftelijk geaccepteerd wordt.
Waarom niet gewoon mondeling?
Het is verleidelijk om een afspraak met alleen een handdruk te bezegelen, maar discussies over betaling of over wat er precies opgeleverd moet worden kunnen de relatie flink schaden. Daarom is het belangrijk dat de afgesproken procedure ook echt gevolgd wordt.
Meerwerk in de NLdigital Voorwaarden
IT-leveranciers werken vaak met de NLdigital Voorwaarden als algemene voorwaarden. In de NLdigital Voorwaarden is een artikel over meerwerk opgenomen. Daarin staat onder meer te lezen:
"Indien leverancier op verzoek of met voorafgaande instemming van klant werkzaamheden of andere prestaties heeft verricht die buiten de inhoud of omvang van de overeengekomen werkzaamheden en/of prestaties vallen, zullen deze werkzaamheden of prestaties door klant worden vergoed volgens de overeengekomen tarieven en bij gebreke daarvan volgens de gebruikelijke tarieven van leverancier.”
Dit artikel beschermt met name de leverancier en niet de afnemer. Als afnemer kan het verstandig zijn om in de IT-overeenkomst nog een aparte procedure af te spreken over meerwerk.
Tijdlijn ook aanpassen
Meerwerk kan invloed hebben op de tijdlijn van een IT-project. Toch wordt dit in de praktijk weleens over het hoofd gezien. Dit kan mogelijk nadelige consequenties hebben voor de leverancier, die toch gehouden wordt aan de afgesproken opleverdatum.
Zorg daarom dat ook de tijdlijn en deadlines worden aangepast bij meerwerk.
Let op!
Als er een harde deadline gehaald moet worden, dan kan een leverancier besluiten het verzoek tot meerwerk te weigeren. Deze mogelijkheid tot weigeren is bijvoorbeeld opgenomen in het artikel over meerwerk in de NLdigital Voorwaarden.
Dé vragen over meerwerk
Voordat u een IT-contract sluit, kunt u zichzelf een aantal vragen stellen om tot een bepaling en/of procedure over meerwerk te komen. Vragen rond meerwerk die zich aandienen en aandachtspunt zijn voor contractuele regeling van dit onderwerp zijn onder meer:
Is een tijdige melding door de leverancier van (noodzaak tot) meerwerk vereist?
Moet er melding gemaakt worden voorafgaand aan de daadwerkelijke (start van) uitvoering van meerwerk?
In hoeverre dient de scope nader te worden onderzocht om potentieel toekomstig meerwerk in beeld te brengen?
Is voorafgaande instemming van de afnemer reeds voldoende of dient expliciete schriftelijke toestemming te worden verleend voorafgaand aan de uitvoering? En zo ja, door wie? (wie is bevoegd tot accordering namens afnemer)
Zijn er afwijkende prijzen/korting of limiet/plafond aan vergoeding van meerwerk?
Is er een voorafgaande offerte van de leverancier nodig? (wordt begroting of vaste prijs verlangd?)
Wat zijn de gevolgen van meerwerk? (waarschuwing voor verder toekomstig meerwerk, gevolgen voor termijnen en doorlooptijden of andere activiteiten, herziening planning nodig)
Ontvang onze blogs automatisch
Wilt u onze blogs gewoon in uw mailbox ontvangen? Meldt u zich dan aan voor onze maandelijkse nieuwsbrief.