U bent druk aan het onderhandelen over een IT-contract. Dit kan maanden in beslag nemen. Dan ontstaat bij een van de partijen twijfel. De onderhandelingen worden eenzijdig afgebroken. Geen enkel probleem. Of toch wel?

Wist u dit al?

In sommige situaties kunt u zelfs ‘gedwongen’ worden de onderhandelingen voort te zetten. Onderhandelingen kunnen niet altijd zonder consequenties afgebroken worden.

Precontractuele fase: de basics

Onderhandelingen vinden plaats in de precontractuele fase. Deze fase eindigt als partijen een overeenkomst aangaan of als zij deze behandelingen beëindigen zonder een overeenkomst te sluiten.

Te goeder trouw?!

De Hoge Raad bepaalde in het verleden dat onderhandelende partijen tegenover elkaar komen te staan in een bijzondere rechtsverhouding die door de redelijkheid en billijkheid (de goede trouw) wordt beheerst. Dit betekent dat partijen ook rekening moeten houden met elkaars gerechtvaardigde belangen.

Waar ligt de grens?

De Hoge Raad heeft de drie fasen van de precontractuele fase beschreven. Hoe dichter je bij het sluiten van het contract zit, hoe hoger de eisen zijn voor afbreking.

Fase 1

Afbreken van de onderhandelingen is toegestaan. Eenieder is vrij om te beslissen of en met wie men overeenkomsten aangaat.

Fase 2

Afbreken van de onderhandelingen is toegestaan. Wel bestaat een verplichting om de andere partij de kosten te vergoeden die deze in het kader van de onderhandelingen heeft gemaakt (negatief contractsbelang).

Fase 3

Afbreken van de onderhandelingen is in strijd met de redelijkheid en billijkheid. De andere partij kan voortzetting van de afgebroken onderhandelingen afdwingen of een vergoeding van geleden schade en/of gederfde winst vorderen (positief contractsbelang).

Let op!

In 2005 heeft de Hoge Raad opnieuw een uitspraak gedaan. Daarin werd duidelijk dat de drie hierboven genoemde fasen niet strikt van elkaar gescheiden zijn, maar in elkaar overlopen.

In beginsel zijn partijen vrij om onderhandelingen af te breken, maar ze zijn verplicht hun gedrag mede door elkaars gerechtvaardigde belangen te laten bepalen.

Hierbij moet wel rekening gehouden worden met de mate waarin en de wijze waarop de afbrekende partij zelf aan het ontstaan van het vertrouwen heeft bijgedragen. Wanneer de afbrekende partij hier veel inspraak in had, is er eerder sprake van het niet meer vrijelijk mogen afbreken van de onderhandeling.

Onvoorziene omstandigheden over de gehele rechtsverhouding worden meegenomen in de beoordeling.

Voorkomen is de beste optie

Om de risico’s zoals hiervoor geschetst te voorkomen kunnen partijen met elkaar een voorovereenkomst aangaan waarin de spelregels voor de precontractuele fase worden vastgelegd. Denk dan aan een ‘Letter of Intent’ (LOI), soms ook ‘intentieovereenkomst’ of ‘Memorandum of Understanding’ genoemd.

Voor wat betreft het afbreken van onderhandelingen kunnen partijen daarin bijvoorbeeld vastleggen dat

  • het iedere partij vrij staat om te allen tijde de onderhandelingen af te breken zonder enige verplichting tot schadevergoeding;

  • bepaalde kosten die een maakt ten behoeve van de andere partij wel geheel of gedeeltelijk worden vergoed.

Daarnaast leent de LOI zich ook voor het maken van andere afspraken waar de partijen belang bij hebben. Denk aan regels rondom exclusiviteit in onderhandelen, respecteren van ieders intellectuele eigendomsrechten en geheimhouding van uitgewisselde gegevens. Soms worden dergelijke geheimhoudingsafspraken verzwaard met een (contractueel) boetebeding.

Vergeet niet

Als u nog een mogelijkheid wilt hebben om af te breken, let dan op dat de inhoud van de voorovereenkomst niet iets anders is dan alleen een voorovereenkomst.

Hulp nodig?

Wilt u hulp bij het opstellen van een Letter of Intent, juridische begeleiding bij de onderhandelingen of bij het opstellen van een IT-contract? Neem dan contact op met de ICT-juristen van Legalz.

Ontvang onze blogs in uw mailbox

Wilt u onze blogs gewoon in uw mailbox ontvangen? Meldt u zich dan aan voor onze maandelijkse nieuwsbrief.