Tien tips voor het zeker stellen van betalingen
Ook bedrijven in de ICT-branche krijgen in deze economische tijden te maken met veranderend betalingsgedrag van klanten. Facturen blijven langer open staan. Daarnaast belanden klanten vaker in zwaar weer en dat kan eindigen in faillissement en het afboeken van onbetaalde facturen. Tien praktische tips om betaling van facturen zeker te stellen.
Kredietwaardigheid
Zeker bij nieuwe klanten is het raadzaam een inschatting te maken van de kredietwaardigheid. Zo nodig met gebruikmaking van de diensten van professionele partijen op het gebied van credit management. Controleer ook de bevoegdheid tot vertegenwoordiging van de medewerker van de klant die men tegenover zich heeft. Het komt met regelmaat voor dat die bevoegdheid wordt overschreden – bijvoorbeeld door sluiting van een contract boven een bepaald drempelbedrag – en de andere partij zich op het ontbreken van de bevoegdheid beroept. Het handelsregister van de Kamer van Koophandel kan uitsluitsel geven. Zo nodig kan men een schriftelijke volmacht vragen of verlangen dat een bij het handelsregister ingeschreven tot vertegenwoordiging bevoegde persoon het contract ondertekent.
Beding zekerheden als het risico te groot is
Betaling op voorhand is natuurlijk veilig, maar helaas eerder uitzondering dan regel. Toch kan het uitblijven van betaling een (grote) risicofactor vormen. Wettelijk zijn er verschillende zekerheden (zekerheidsrechten) die een leverancier kan bedingen. De bekendste hiervan is het eigendomsvoorbehoud. Door de eigendom van de zaken (in het contract of de algemene voorwaarden) voor te behouden totdat betaling volledig is ontvangen, kan de leverancier veel onheil voorkomen. Indien een leverancier bijvoorbeeld een partij computers levert en de klant daarna, nog zonder betaald te hebben, failliet gaat, kan dit uitkomst bieden. Bij een geldig voorbehoud van eigendom kan de leverancier de partij computers, buiten de failliete boedel om, als zijn eigendom terughalen bij de curator. Ook andere zekerheden, zoals de vestiging van een pandrecht op bijvoorbeeld de vorderingen of voorraden van de klant of een borgstelling door de bestuurder, zoals de holding van de klant, kunnen onder omstandigheden uitkomst bieden.
Algemene leveringsvoorwaarden
Het gebruik van algemene leveringsvoorwaarden is zeer raadzaam. Ook als het gaat om facturering en betaling. In de algemene leveringsvoorwaarden is doorgaans geregeld wanneer moet worden betaald en welke rente en kosten zijn verschuldigd als tijdige betaling uitblijft. Ook wijzen algemene leveringsvoorwaarden aan welke rechter of arbiter bevoegd is om van geschillen kennis te nemen als niet vrijwillig wordt betaald. Dergelijke regelingen bieden houvast bij incasso van vorderingen
Voorkom voorfinanciering
Het uitblijven van de betaling van een factuur is vervelend. Toch kan het erger. In de praktijk worden vaak ook door een leverancier op eigen naam nog inkopen gedaan of externe kosten gemaakt met het oog op of ten behoeve van de klant. Regelmatig raken leveranciers bekneld tussen enerzijds de eigen klant die niet betaalt en anderzijds een partij die wel gewoon recht heeft op betaling. Maak een afweging van dit risico. Beter is als de klant zelf (of op zijn naam) de inkopen doet of kosten maakt bij externen. Zo wordt voorkomen dat men ook nog die voorfinanciering voor de klant verricht en 'dubbel risico' loopt.
Maak duidelijke afspraken over factureringstermijnen
Geregeld leiden facturen tot de vraag welke werkzaamheden wanneer mogen worden gefactureerd. De tijd die verstrijkt tussen het moment van de werkzaamheden en de facturering kan aanzienlijk uiteenlopen. Bijvoorbeeld als facturering is gekoppeld aan de oplevering in fases van de werkzaamheden en de oplevermomenten steeds meer naar voren schuiven door wijzigende requirements of het ontstaan van meerwerk. Ook kan facturering gekoppeld zijn aan een (formele) goedkeuring of acceptatie die – om welke reden dan ook, of zelfs zonder duidelijke reden – uitblijft. Al die omstandigheden kunnen het 'leverancierskrediet' danig oprekken. Maak dan ook duidelijke en houdbare afspraken over facturering en zet die afspraken op papier.
Verstuur een juiste factuur
Het komt regelmatig voor dat facturen op een stapel belanden omdat er iets aan schort. Uiteraard gelden wettelijke vereisten waaraan een factuur moet voldoen. Denk dan aan het opnemen van BTW-nummer, datum uitreiking en de correcte naam en het adres van de klant. Daarnaast kan natuurlijk ook de opdrachtgever eisen stellen. Bijvoorbeeld dat bij de factuur een volgens een bepaald format voorgeschreven urenspecificatie wordt overgelegd of dat geaccordeerde werkbriefjes worden bijgesloten. Vooral bij overheden en grotere bedrijven gelden vaak interne beleidsregels die bij niet-naleving ertoe leiden dat betaling lang op zich laat wachten
Pleeg pro-actieve debiteurenbewaking
Houd na verzending van facturen een vinger aan de pols. In nogal wat gevallen is het uitblijven van betaling een signaal. Dat kan ook een signaal zijn van niet-uitgesproken onvrede over de dienstverlening. Die terugkoppeling kan men gebruiken om de dienstverlening en de relatie met de klant waar nodig te verbeteren. Ook kan men de gevallen die extra aandacht verdienen eruit halen. Door in een vroeg stadium actief te reageren op het uitblijven van betaling zet men ook de toon dat tijdige betaling verwacht wordt. Een persoonlijk telefoontje, gevolgd door een schriftelijke bevestiging, werkt beter dan een laat en langzaam op gang komende stroom van standaardherinneringen en sommaties. Die stapelen zich geduldig op. Bovenop de onbetaalde factuur. Door regelmatig contact te zoeken, blijft men geïnformeerd. Dat voorkomt ook misplaatst optimisme. Met grote regelmaat komt het namelijk voor dat bedrijven voor een klant blijven werken, in weerwil van alle signalen, tot op de dag dat de curator het failliete bedrijf van de klant komt sluiten. De vordering kan men dan indienen bij de curator en alleen bij (hoge) uitzondering kan men dan nog enige betaling verwachten
Ga zo nodig over tot opschorting van werkzaamheden
Gedurende de uitvoering van werkzaamheden voor een klant, kan blijken dat eerdere facturen onbetaald blijven. Dat leidt tot de vraag of men de werkzaamheden kan stilleggen als pressiemiddel in afwachting van betaling. De wet spreekt over het recht tot opschorting. Daarvoor gelden strenge eisen. De bevoegdheid tot opschorting bestaat alleen indien de omstandigheden goede grond geven om te vrezen dat de wederpartij de daartegenover staande verplichtingen niet zal nakomen. Verder is opschorting slechts toegelaten voor zover de tekortkoming van de wederpartij dit rechtvaardigt. Een meer fundamentele vraag is ook of sprake is van een verplichting tot betaling van de klant. Indien met de klant bijvoorbeeld een discussie loopt over de vraag of de werkzaamheden door de leverancier naar behoren zijn opgeleverd dan zal die vraag ook geadresseerd moeten worden. Opschorting is een krachtig pressiemiddel maar ook niet zonder risico’s. Uitoefening dient dan ook alleen na voorafgaand juridische beoordeling plaats te vinden.
Neem incassomaatregelen
Indien pro-actieve debiteurenbewaking niet tot ontvangst van de factuurbedragen leidt, kan men besluiten tot uitbesteding van de incassomaatregelen. Bijvoorbeeld door een deurwaarder, incassobureau of advocaat. Belangrijk is dat er dan een duidelijk dossier ligt. Maak met deurwaarder, incassobureau of advocaat duidelijke afspraken. Ook over de kosten. Een procedure tot verhaal van een vordering kan namelijk, bij betwisting door de klant van de verschuldigdheid van de facturen, al snel een kostbare zaak worden. Als een incassotraject omslaat in een geschil over bijvoorbeeld de kwaliteit van de dienstverlening dan kunnen de kosten van de zaak als een pijl omhoog schieten. Om zekerheid van betaling te krijgen kunnen voorafgaand aan het opstarten van een procedure beslaglegging plaatsvinden. Bijvoorbeeld door beslag te laten leggen op bankrekeningen (‘beslag onder de bank’) van de klant. Maak realistische afwegingen welke incassomaatregelen wenselijk zijn en betrek daarin ook het kostenaspect van de zaak.
Beoordeel de noodzaak van een kredietverzekering
Soms is het debiteurenrisico zo groot dat een kredietverzekering op zijn plaats is. Dat is vooral het geval als de continuïteit van de leverancier erdoor in de problemen kan komen. Ook bij export kan een kredietverzekering uitkomst bieden, zeker bij risicovolle landen. Kredietverzekeraars bieden daarnaast vaak ondersteuning bij het beoordelen van de kredietwaardigheid van klanten. Daar staat tegenover dat een kredietverzekering kosten in de vorm van premies met zich brengt en bovendien extra administratieve lasten. Ook daarvoor geldt: een kritische afweging van kosten en baten is op zijn plaats.