Valkuilen IT-contracten
De kans op falen bij ICT-projecten is groot, met name bij IT-projecten van enige omvang of complexiteit. Schade is het gevolg. Dat is de uitkomst van vele onderzoeken en de oorzaken hiervoor zijn voorwerp van menig analyse. Vaak krijgt het IT-contract de schuld als het misgaat.
Hieronder worden vijf belangrijke valkuilen en aandachtspunten voor een goed IT-contract weergeven.
1. Samenwerking bij ICT-projecten
Het is goed om te realiseren dat het sluiten van een IT-contract een proces is. Als het proces goed doorlopen wordt dan zal dit zeker in een beter IT-contract resulteren. ICT-projecten vergen samenwerking tussen de leverancier(s) en de opdrachtgever. Goede communicatie, tijdige informatie en adequate besluitvorming zijn randvoorwaarden. Stakeholders van beide partijen dienen dan ook bij contractsluiting betrokken te zijn en input te leveren. De doelstellingen van partijen dienen scherp in beeld te worden gebracht en afgewogen. Eenzijdig, vanuit één partij, gedicteerde afspraken of contractvoorwaarden zijn een slecht vertrekpunt voor een goed IT-contract.
2. IT-contract en de juridische dimensie
IT-contracten zijn juridisch maar dat is slechts een dimensie van het IT-contract. Geregeld komt het voor dat een IT-contract door juristen en/of inkopers wordt opgesteld en slechts in beperkte mate aansluit bij de commerciële, bedrijfskundige, organisatorische of technologische dimensies van de doelstellingen van het contract. Een goed IT-contract behelst een holistische benadering waarin alle dimensies aan de orde zijn. Daarvoor is de participatie van alle stakeholders cruciaal.
3. Scope van het IT-contract
De kern van IT-contracten wordt gevormd door de scope (‘the work to be done’). Essentieel is een vraag als: wat mag de opdrachtgever verwachten en wanneer? IT-contracten blijken in de praktijk vaak moeilijk te kunnen omgaan met en weinig te bepalen over de scope. Dit komt door de onzekerheden en onduidelijkheden die daarover nog bestaan terwijl het IT-contract tot stand wordt gebracht. Het IT-contract blijkt dan een lege huls die in een later stadium niet past en niet in staat blijkt effectief vorm en sturing te geven aan de relatie tussen de partijen.
4. Dynamisch in plaats van statisch
IT-contracten zijn, nadat de handtekeningen zijn gezet, vaak statisch. IT-projecten daarentegen zijn dynamisch. Na de start kunnen omstandigheden anders blijken, eisen veranderen en requirements worden aangepast. Het IT-contract moet dit juist faciliteren en niet dwarszitten. De contractuele afspraken dienen daarom te anticiperen op die veranderingen. Overlegstructuren (communicatie), escalatievoorzieningen en een werkbare modus voor contract- en prijswijziging zijn dus vereist.
5. Geschillen
De dynamiek van IT-projecten leidt tot verschillen van inzicht, strijdige doelstellingen, onduidelijkheden in het IT-contract en sluimerende conflicten. De meeste IT-contracten kennen een slotbepaling over geschillen. De strekking daarvan is vaak dat geschillen worden voorgelegd aan de rechter of arbiter(s). Een dergelijke bepaling is nuttig maar miskent dat rechtspraak het ultimum remedium is dat slechts in uitzonderlijke gevallen wordt gevolgd. Vele andere geschillen zullen nooit in de rechtszaal eindigen maar hebben wel een oplossing nodig. Het is daarom beter om in het IT-contract een uitvoerige regeling op te nemen voor escalatie van allerhande geschillen die het succes van een IT-project kunnen frustreren. De escalatieregeling is een onderdeel van het IT-contract dat niet ontbreken mag.
Checklist voor opstellen en beoordelen van contracten
Klik hier voor een juridische checklist ICT-contracten met daarin de belangrijkste juridische contractsonderwerpen.