Staan facturen lang open? Of worden ze helemaal niet betaald? Tijd om daar verandering in aan te brengen. Er zijn 5 zaken die u kunt regelen vóór u überhaupt een factuur verstuurt. Met deze tips zorgt u dat facturen sneller betaald worden.
1: Heldere algemene voorwaarden als basis
Zorg dat u goede algemene voorwaarden heeft. Deze kunt u gebruiken voor al uw klanten. Hiermee beperkt u de betalingsrisico’s.
In de algemene voorwaarden vermeldt u onder meer:
de betalingstermijnen;
wijze van betaling;
rente en kosten bij niet tijdig betalen;
welke rechter of arbiter bevoegd is bij geschillen over o.a. wanbetaling.
Dergelijke regelingen bieden houvast bij incasso van vorderingen.
2: Check hoe kredietwaardig uw klant is
Maak een inschatting van de kredietwaardigheid van de partijen waarmee u zakendoet. Zeker bij nieuwe klanten.
U kunt hiervoor bijvoorbeeld gebruikmaken van dienstverleners op het gebied van credit management.
Nog een belangrijke controle:
is uw contactpersoon bij de klant bevoegd tot vertegenwoordiging?
Zo niet, dan kan de klant zich beroepen op ontbreken van bevoegdheid en het contract ongeldig laten verklaren. Het handelsregister van de Kamer van Koophandel kan uitsluitsel geven over de bevoegdheid.
Meer zekerheid nodig?
Vraag een schriftelijke volmacht. Of zorg dat het contract enkel ondertekend wordt door een bij het handelsregister ingeschreven tot vertegenwoordiging bevoegde persoon.
3: Creëer zekerheid bij grote risico’s
De meeste zekerheid krijgt u als de klant vooraf alles betaalt.
In de praktijk komt dit weinig voor.
Zeker bij grote leveringen of projecten kan uitblijven van betaling voor u een groot risico vormen. Daarom zijn er wettelijk verschillende zekerheden die u als leverancier kunt bedingen.
De bekendste zekerheid?
Het eigendomsvoorbehoud. Hierbij blijft u eigenaar van de zaken, totdat de betaling volledig is ontvangen. Een groot voordeel als uw klant failliet gaat, voordat hij betaald heeft. U kunt dan de computers terughalen, buiten de failliete boedel om.
Andere vormen van zekerheid?
Denk aan het pandrecht op bijvoorbeeld de vorderingen of voorraden van de klant of een borgstelling door de bestuurder.
Daarnaast is het bij grotere projecten aan te raden om deelbetalingen overeen te komen, telkens bij oplevering van een bepaald onderdeel.
4. Financier niet vooraf op eigen naam
Een ander groot risico: vooraf inkopen doen of externe kosten maken namens uw klant. Wat als uw klant niet (tijdig) betaalt? Dan heeft u wel een verplichting om de betaling aan de derde partij te voldoen.
Een betere oplossing?
Zorg dat de klant op eigen naam inkopen doet of kosten maakt bij een derde partij.
5. Schep duidelijkheid over factureringstermijnen
Facturen leiden vaak tot de vraag welke werkzaamheden op welk moment mogen worden gefactureerd. De tijd tussen de werkzaamheden en de facturering kan aanzienlijk lang zijn.
Bijvoorbeeld als facturering is gekoppeld aan de oplevering in fases van de werkzaamheden. Zeker als de oplevermomenten steeds meer naar voren schuiven door wijzigende requirements of het ontstaan van meerwerk.
Ook kan facturering gekoppeld zijn aan een (formele) goedkeuring of acceptatie die – om welke reden dan ook, of zelfs zonder duidelijke reden – uitblijft. Al die omstandigheden kunnen het 'leverancierskrediet' danig oprekken.
Maak dan ook duidelijke en houdbare afspraken over facturering en zet die afspraken op papier.
Volgende week: Sneller facturen betaald krijgen? 5 tips bij/na verzending van de factuur
Volgende week het tweede deel in deze blogserie. Dan bespreken we de 5 tips om facturen sneller betaald te krijgen, bij/na verzending.
Zeker weten dat u niks mist?
Abonneert u zich dan nu op onze maandelijkse nieuwsbrief. U ontvangt al onze blogs dan automatisch 1 keer per maand in uw mailbox.