Worden facturen traag of niet betaald? Daar kunt u iets tegen doen. Wij geven u 5 concrete tips bij/na verzending van facturen. Zo zorgt u dat openstaande rekeningen (alsnog) worden voldaan.
Vorige week besteedden we ook al aandacht aan de betaling van facturen in de blog “Sneller facturen betaald krijgen? Deze 5 zaken regelt u vooraf”. Deze week laten we u zien welke acties u kunt nemen bij en na de verzending van een factuur.
Tip 1: verstuur een juiste factuur
Wilt u dat uw facturen direct behandeld worden? Zorg dan dat ze correct zijn. Anders belanden ze op een stapel ‘na te vragen’.
Waar u zoal op kunt letten?
BTW nummer
datum uitreiking
naamstelling en adres klant
Ook de klant kan eisen stellen aan facturen. Bijvoorbeeld dat een voorgeschreven urenspecificatie wordt overgelegd of dat geaccordeerde werkbriefjes worden bijgesloten.
Vooral bij overheden en grotere bedrijven gelden vaak interne beleidsregels. Stuurt u een ‘foutieve’ factuur? Dan leidt dat er vaak toe dat de betaling lang op zich laat wachten.
Tip 2: proactieve debiteurenbewaking
Heeft u de factuur verzonden? Ga dan niet achterover leunen en wachten.
Het uitblijven van betaling kan ook een signaal zijn, bijvoorbeeld van niet-uitgesproken onvrede over de dienstverlening. Daarnaast zet u door snel en proactief te reageren op het uitblijven van betaling, direct de toon. Namelijk dat u tijdige betaling verwacht.
Hoe u openstaande facturen het beste opvolgt?
Kies voor een persoonlijk telefoontje, gevolgd door een schriftelijke bevestiging. Dit werkt beter dan standaardherinneringen en sommaties. Dit belanden in veel gevallen op een stapel, bovenop de oorspronkelijke factuur….
Tip 3: incassomaatregelen treffen
Leidt proactieve debiteurenbewaking tot onvoldoende resultaat? Dan kunt u de incassomaatregelen ook uitbesteden. Bijvoorbeeld aan een deurwaarder, incassobureau of advocaat.
Belangrijk is dat er dan een duidelijk dossier ligt en dat u goede afspraken maakt. Zeker over kosten. Als een incassotraject omslaat in een geschil over bijvoorbeeld de kwaliteit van de dienstverlening, dan kunnen de kosten van de zaak als een pijl omhoog schieten.
Om zekerheid van betaling te krijgen, kan voorafgaand aan het opstarten van een procedure beslaglegging plaatsvinden. Zo kan beslag worden gelegd op bankrekeningen van de klant.
Maak realistische afwegingen welke incassomaatregelen wenselijk zijn en betrek daarin zeker ook het kostenaspect.
Tip 4: opschorting van werkzaamheden
Stel dat facturen onbetaald blijven? Kunt u werkzaamheden dan stilleggen om betaling op die manier af te dwingen?
Dat kan op grond van de wet zeker, maar controleer altijd wat hierover in het contact of de algemene voorwaarden is opgenomen. Het kan zijn dat opschorting hierin is uitgesloten, of dat er juist expliciet is opgenomen dat opschorting van de dienstverlening mag indien er niet tijdig betaald wordt.
De wet spreekt over het recht tot opschorting. Daarvoor gelden wel strenge eisen, zoals:
de omstandigheden moeten een geldige reden geven om te vrezen dat de wederpartij haar verplichtingen niet zal nakomen;
de tekortkoming van de wederpartij rechtvaardigt de opschorting van werkzaamheden.
Opschorting van werkzaamheden is een kracht pressiemiddel, maar niet zonder risico’s. Want wat als uw klant vindt dat de werkzaamheden niet naar behoren zijn uitgevoerd? Dan zal die vraag ook geadresseerd moeten worden. Juridische beoordeling is noodzakelijk voor u overgaat tot opschorting.
Tip 5: wel of geen kredietverzekering?
Soms is het debiteurenrisico zo groot, dat een kredietverzekering op zijn plaats is. Zeker als uw continuïteit in het gedrang kan raken. Ook bij export (naar risicovolle landen) kan een kredietverzekering uitkomst bieden.
Prettige bijkomstigheid: kredietverzekeraars bieden vaak ondersteuning bij het beoordelen van de kredietwaardigheid van klanten.
Voor een dergelijke verzekering betaal je natuurlijk wel een prijs. Een kritische afweging van kosten en baten is dus op zijn plaats.
Zeker weten dat u niks mist?
Abonneert u zich dan nu op onze maandelijkse nieuwsbrief. U ontvangt al onze blogs dan automatisch 1 keer per maand in uw mailbox.