Algemene voorwaarden zijn niet onveranderlijk. Simpelweg omdat de wereld niet stilstaat. Nieuwe wet- en regelgeving, veranderende licentiemodellen of gewijzigde bedrijfsactiviteiten vragen om nieuwe of gewijzigde algemene voorwaarden. Maar ja, u wilt niet steeds toestemming nodig hebben van uw klanten. Gelukkig bestaat er een oplossing: het wijzigingsbeding. In deze blog alle feiten op een rij en adviezen over de juiste manier om met uw klanten te communiceren.
Legt u met uw klant niets schriftelijk vast over het wijzigen van de algemene voorwaarden? Dan moet u bij iedere (enigszins ingrijpende) wijziging toestemming aan ze vragen.
Daar zit u niet op te wachten.
Eenzijdig wijzigingsbeding biedt uitkomst
Daarom is het zaak een eenzijdig wijzigingsbeding op te nemen in uw algemene voorwaarden. Dit beding geeft u namelijk het recht om de algemene voorwaarden tijdens de looptijd van contracten te wijzigen door het invoeren van een nieuwe set algemene voorwaarden, zonder toestemming.
U begrijpt dat een eenzijdig wijzigingsbeding vooral relevant is bij contracten met een lange looptijd.
Let op!
Voor consumenten en kleine wederpartijen als ZZP’ers gelden andere regels. Dit type klanten moet het recht hebben om de overeenkomst te ontbinden indien de wijziging onredelijk bezwarend is.
Wat staat er in een eenzijdig wijzigingsbeding?
In een eenzijdig wijzigingsbeding neemt u bij voorkeur de volgende elementen op:
Hoe u uw klanten op de hoogte stelt van de wijziging (kennisgeving).
Eventueel een beperking op het aantal keren of een bepaald moment waarop een wijziging kan worden doorgevoerd.
Na welke periode de wijziging intreedt, bijvoorbeeld een maand na kennisgeving.
Eventueel een recht om (schriftelijk) bezwaar te maken en een regeling van de consequenties indien bezwaar is gemaakt (zoals een recht van beëindiging indien de bezwaren zwaarwegend blijken).
Op de juiste manier communiceren over een voorgenomen wijziging
Heeft u een eenzijdig wijzigingsbeding én gaat u de algemene voorwaarden wijzigen? Dan wilt u uw klanten op de juiste manier informeren. Wijziging vindt immers plaats door middel van kennisgeving in plaats van door instemming of toestemming.
Ons advies is om het wijzigen van de algemene voorwaarden via verschillende kanalen onder de aandacht te brengen bij uw klanten.
Hoe?
Een voorbeelduitwerking in de praktijk:
Stuur een e-mail aan de contactpersoon/contactpersonen met in de bijlage een PDF van de nieuwe algemene voorwaarden.
Plaats een bericht op uw klantenportal met daarbij de algemene voorwaarden in PDF.
Publiceer de algemene voorwaarden op de website.
Vermeld de nieuwe algemene voorwaarden op de factuur.
Blijf op de hoogte
Wilt u onze blogs gewoon in uw mailbox ontvangen? Meldt u zich dan aan voor onze maandelijkse nieuwsbrief.